Découvrez votre futur logiciel de Gestion documentaire qualité (GED) QALITEL doc
SCHEMA FONCTIONNEL DE VOTRE LOGICIEL DE GESTION DOCUMENTAIRE QUALITE - GED
Révolutionnez la Gestion Documentaire avec QALITEL doc par ScoQi
Dans un monde où l’information est au cœur de chaque activité, la gestion efficace des documents est essentielle pour le succès de votre entreprise. C’est là qu’intervient QALITEL doc de ScoQi, la solution ultime pour une gestion documentaire intelligente et performante.
Pourquoi QALITEL doc est-il le meilleur choix pour votre entreprise ?
Gestion Centralisée et Simplifiée
Avec QALITEL doc, dites adieu aux fichiers éparpillés et aux informations introuvables. Centralisez tous vos documents en un seul endroit sécurisé, accessible à tout moment et de n’importe où. Gagnez en efficacité et en sérénité avec une organisation optimisée de vos fichiers.Recherche et Accès Rapide
Grâce à des fonctionnalités de recherche avancées, retrouvez instantanément les documents dont vous avez besoin. Filtrez, triez et accédez à vos fichiers en quelques secondes, permettant ainsi une productivité accrue et une meilleure gestion du temps.Sécurité et Confidentialité Maximales
La protection de vos données est notre priorité. QALITEL doc utilise des technologies de pointe pour garantir la sécurité de vos documents. Profitez d’une confidentialité renforcée avec des contrôles d’accès personnalisables et une traçabilité complète des actions.Collaboration Facilitée
QALITEL doc favorise la collaboration au sein de votre équipe. Partagez facilement des documents, travaillez simultanément sur des fichiers et suivez les modifications en temps réel. Facilitez la communication et améliorez la coordination entre vos collaborateurs.Automatisation des Processus Documentaires
Simplifiez vos flux de travail avec des processus automatisés. QALITEL doc permet de définir des workflows personnalisés pour valider, archiver et suivre vos documents. Gagnez du temps et réduisez les erreurs humaines grâce à une gestion documentaire automatisée.Conformité et Audit Faciles
Assurez-vous que votre entreprise respecte les réglementations en vigueur grâce aux fonctionnalités de conformité intégrées. QALITEL doc facilite les audits avec une documentation organisée et accessible, vous permettant de répondre rapidement aux exigences légales et réglementaires.Intégration et Personnalisation
QALITEL doc s’intègre parfaitement à vos systèmes existants, offrant une flexibilité totale pour répondre à vos besoins spécifiques. Personnalisez le logiciel selon vos exigences pour une solution parfaitement adaptée à votre entreprise.
Pourquoi Choisir ScoQi ?
En adoptant QALITEL doc, vous choisissez ScoQi, une société reconnue pour son expertise en solutions logicielles et son engagement envers l’excellence. Notre objectif est de fournir des outils qui non seulement répondent à vos besoins, mais qui transforment votre manière de travailler.
Découvrez dès aujourd’hui comment QALITEL doc peut transformer la gestion de vos documents et propulser votre entreprise vers de nouveaux sommets.
Contactez-nous pour une démonstration gratuite et laissez-nous vous montrer pourquoi QALITEL doc est la solution dont vous avez besoin pour une gestion documentaire efficace et sécurisée.
Présentation animée de QALITEL doc - GED
COUVERTURE FONCTIONNELLE EN QUELQUES POINTS POUR LES VERSIONS CLASSIC, PRO ET PREMIUM
QALITEL doc est disponible en trois versions, version classic, Pro et Premium afin de satisfaire les besoins les plus élémentaires aux plus exigeants.
Version Classic - Satisfaction des exigences des Normes ISO 9000, 13485, 14000, 17025, 45000, 50001...
Gestion documentaire GED
Enregistrement rapide de vos documents.
Gestion du document de référence et du document protégé pour la diffusion.
Gérez tout type de document et de toute taille.
Aucune limitation.
GED, Gestion électronique des documents, gestion des documents, gestion documentaire sont les maîtres mots pour définir QALITEL doc.
Sans oublier logiciel de gestion documentaire Qualité - GED.
Adapté à toutes les tailles d'entreprises, toutes structures et toutes activités.
Logiciel livré et configuré clé en main avec un haut niveau de personnalisation pour qu'il puisse s'adapter à tous les besoins.
Workflows paramétrables (cycles de vie documentaire)
QALITEL doc vous permet de créer autant de modèles de documents que vous le souhaitez. Vous allez ainsi pouvoir gérer de façon parfaitement adaptée vos différents types de documents selon vos différents processus internes.
Décidez, pour chaque modèle, quelles sont les phases de traitement qui devront s'appliquer dans le cadre d'une révision en workflow (cycle de vie documentaire). Sachant que pour chaque phase du workflow affectée à chaque modèle de fiche, vous pouvez décider du contenu du masque de saisie (ce qui doit être saisi, ce qui doit être obligatoirement saisi et qui est simplement caché, ce qui est initialisé en termes de valeur par défaut, le champ des possibles est infini. Vous pourrez ainsi piloter vos documents qualité, mais au-delà de ça, tout type de document (Qualité, SGDT, cahiers de charges, projets, archives, GED,etc.).
Codification des documents
Définissez autant de systèmes de codification que vous le souhaitez et affectez-les à vos types de documents. Le système de codification automatique de QALITEL doc s'appuie sur un puissant système de gestion des métadonnées vous permettant les codifications les plus complexes (intégrant dates, indices de révision, etc.)
Révision des documents
Création et gestion de vos propres circuits de validation documentaire (cycle de vie, workflow).
Informez et relancez les responsables en cas de retard. QALITEL doc vous permet de créer autant de workflow que vous le souhaitez en fonction de vos besoins.
Archivage de vos documents
Un document rendu applicable implique automatiquement l'archivage de la version précédente.
Supprimez vos documents périmés ou archivez-les selon vos propres modèles d'archivage paramétrables.
Vous êtes en mesure de garder l'intégralité de l'historique de vos révisions documentaires.
Masques de saisie - Formulaires paramétrables
QALITEL doc vous est livré clé en main. L'application est directement opérationnelle sans paramétrage complémentaire. Sachez simplement que pour vos besoins spécifiques et à venir, vous pouvez créer autant de modèles de masques de saisie (formulaires de saisies) paramétrables que vous le souhaitez. Pour chacun de vos modèles et pour chacune des phases du workflow de vos modèles, vous avez la possibilité de renommer les champs, de les déplacer dans d'autres groupes, dans d'autres zones, de les passer en mode saisie obligatoire, affichage en mode texte (non modifiable) ou cachés. Chacun de ces champs peut-être initialisé pour faciliter le travail de saisie de vos utilisateurs.
Champs de saisie personnalisés
QALITEL doc vous propose nativement vos formulaires (masques de saisie) prêts à l'emploi avec tous les champs nécessaires pour une prise en main rapide.
Dans la très grande majorité des cas, les champs proposés par défaut suffisent largement. Mais si vous avez des besoins particuliers, vous apprécierez alors la possibilité d'ajouter vos propres champs de saisie. Leur intégration au sein des masques de saisie et phases de workflow s'effectuant ensuite exactement de la même façon qu'avec les champs fournis par défaut.
Vous pourrez ainsi ajouter, sans aucune limite, des champs de saisies de type Texte, Multi-lignes, date, options multiples (radio boutons), listes de choix, cases à cocher, Entier numérique et champ décimal.
Diffusion des documents
Diffusion publique ou diffusion contrôlée avec demande d'accusé de réception possible ainsi que signature électronique. Pilotez la diffusion de vos documents avec la plus grande précision.
Des assistants vous sont proposés pour des traitements par lot selon vos propres critères.
Vous pouvez aussi interdire le téléchargement des documents diffusés et interdire leur impression pour une gestion totalement numérique de vos documents
Portail utilisateur de votre gestion documentaire GED
Une
interface simple, fluide et efficace pour une prise en main aisée et sans
formation. Découverte intuitive des fonctionnalités offertes et
paramétrables par l'administrateur et l'utilisateur lui-même.
C'est pourquoi nous pouvons vous
assurer que toute personne sachant se servir d'un moteur de recherche,
se sentira à l'aise avec le portail de gestion documentaire de QALITEL
doc.
Aucune formation n'est nécessaire pour le portail utilisateur, ce qui vous garanti une mise en route aisée au sein de votre structure.
Cartographie des processus
- Réalisez la cartographie de vos processus directement dans QALITEL doc.
- QALITEL doc vous représente naturellement et graphiquement votre cartographie des processus.
- Chaque utilisateur pourra ainsi rechercher ses documents selon vos processus
- Chaque pilote de processus aura accès aux documents de ses processus.
- La recherche est intuitive et peu être affinée par les recherches par mots clés (et plein texte pour la version premium)
Assistant de recherche - requêtes
QALITEL doc vous propose de rechercher très facilement vos données à l'aide d'outils tels que "contient — commence par, > = < selon toutes les métadonnées saisies dans le logiciel. Lorsqu'il s'agit de recherches plus élaborées (comme, remonter les documents réalisés par M. DUPONT depuis le début de l'année ... Alors, vous aimerez l'assistant de requêtes intégré qui vous permettra de tout envisager en termes de recherche (opérateurs ET/OU disponibles). Si vous souhaitez garder le bénéfice de cette recherche, alors enregistrez votre requête, partagez là avec d'autres utilisateurs si vous le souhaitez, ou avec tout le monde pour qu'elle puisse être réutilisée aisément.
Gestion des tableaux de bord GED - RAPPORTS D'ACTIVITE
- Reporting en Temps Réel
- De nombreux reportings et indicateurs métiers fournis en standard.
- Adaptez vos reportings à vos besoins en créant les vôtres.
- Utilisez toutes les informations de votre base de données à votre guise pour créer vos propres reportings ET tableaux de bord
- Parce que l'accès à l'information utile est fondamentale, QALITEL doc vous permet de créer et personnaliser autant de Tableaux de bord que vous le souhaitez.
- Vous pouvez les attribuer aux utilisateurs selon vos préférences et besoins (groupes d'utilisateurs).
- Donnez-leur le droit ou pas de les modifier et donnez-leur le droit ou pas de l'afficher au lancement du logiciel.
- Vous pourrez utiliser les vignettes fournies par défaut, créer les vôtres sur la base de vos indicateurs graphiques, de vos requêtes enregistrées pour afficher des compteurs ou des listes, créer de vignettes de lancement d'outils externes etc..
Indicateurs Qualité de votre GED
Transformez toutes vos données en indicateurs qualité.
Un environnement statistique personnalisable vous attend.
Réalisez tout type d'indicateur et tout type de graphique pour exploiter rapidement et visuellement vos données.
Générateur Automatique d'e-mails (G.A.E)
Informez, relancez automatiquement par e-mail. Une fois vos modèles d'e-mails écrits et paramétrés, faites confiance au GAE. Il enverra AUTOMATIQUEMENT la bonne information au bon moment à la bonne personne.
Notes d'informations
Communiquez aisément avec l'ensemble des utilisateurs en créant des notes d'information s'affichant automatiquement au lancement du logiciel de gestion documentaire.
Ces notes sont liées à la langue utilisée.
Messagerie Instantannée Intégrée (Chat)
Communiquez en direct avec les utilisateurs connectés ou laissez des messages que vos collègues consulteront plus tard. Vous saurez, pour chacun de vos messages, quand celui-ci aura été lu par votre interlocuteur. Votre logiciel de gestion documentaire QALITEL doc est un véritable outil de communication interne.
MAIS ENCORE, ...
Rapports sous Word ou libreoffice
Générez automatiquement vos rapports, listes, ou tout autre document. En vous appuyant sur les données saisies dans votre logiciel de gestion des documents, selon vos propres modèles de document.
Rapports au format PDF
Générez automatiquement vos rapports, listes, ou tout autre document directement au format PDF. En vous appuyant sur les données saisies dans votre logiciel de gestion des documents, selon vos propres modèles de document.
Export sous Excel ou libreoffice
Toutes les données de votre logiciel de gestion des documents s'exportent sous Excel pour une exploitation personnalisée.
Vous pouvez donc réaliser un Export complet ou partiel selon vos propres critères de filtre ou de requêtes.
Les + de la Version Pro
Workflow - Cycle de vie collaboratif - parallèle
Chaque phase de cycle de vie de vos worflow peuvent-être collaboratives pour un travail de rédaction, validation, approbation, traduction, relecture, etc, en parallèle, en même temps.
Ainsi, le travail rédactionnel collaboratif à l'aide de l'éditeur Office disponible dans la version Pro de QALITEL doc vous permettra le travail rédactionnel des versions de vos documents en temps réel et simultané de plusieurs rédacteurs.
Le Rédacteur principal pouvant inviter des collaborateurs.
Documents au format Word, Excel, PowerPoint, Writer, Impress, Calc, RTF.
Editeur en ligne compatible Microsoft Office et Libre Office
Rédigez directement vos documents en ligne à l'aide de l'éditeur Office disponible dans la version Pro de QALITEL doc.
Documents au format Word, Excel, PowerPoint, Writer, Impress, Calc, RTF.
Mise à jour de vos documents à l'aide des métadonnées
Sécurisez et automatisez votre GED.
Posez-tout simplement Métadonnées (champs de fusions) de QALITEL doc dans vos documents (pieds de pages, entêtes, pages annexes...) et vos documents seront automatiquement mis à jour (indice de révision, date d'application, rédacteurs, etc.). Vos documents seront donc toujours à jour et synchronisés en dynamique par rapports à QALITEL doc. Vous ne risquez plus aucune non-conformité documentaire.
Cette fonctionnalité s'applique sur tous les documents de la suite Microsoft Office et sur la suite Libre Office.
Génération automatiques des versions au format PDF
Tous documents Microsoft Office et Libre office sont automatiquement convertis au format PDF pour une mise à disposition maîtrisée ou publique par le biais du portail documentaire utilisateur.
La diffusion au format PDF vous affranchi des problèmes de compatibilité de format de document auprès de vos collègues et destinataires de documents.
Ce mode de diffusion rend QALITEL doc compatible multiplateforme.
Ajoutez vos filigranes sur vos fichiers Office viewer
Ajoutez le filigrane de votre choix sur chacun des documents office que vous diffusez nativement à l'aide du viewer ScoQi office. Cela vous permet par exemple d'écrire automatiquement, en bas de page, un texte du type "L'impression de ce document est valide 48 h à compter du {date du jour}" ou par exemple "Ce document n'est pas applicable si ce document est imprimé au format papier". Ceci vous permet de vous affranchir de l'utilisation de documents obsolètes dans votre organisation pour une gestion documentaire de vos documents optimale.
Ajoutez vos filigranes sur vos fichiers PDF
Ajoutez le filigrane de votre choix sur chacun des documents PDF que vous diffusez. Cela vous permet par exemple d'écrire automatiquement, en bas de page, un texte du type "L'impression de ce document est valide 48 h à compter du {date du jour}" ou par exemple "Ce document n'est pas applicable si ce document est imprimé au format papier". Ceci vous permet de vous affranchir de l'utilisation de documents obsolètes dans votre organisation pour une gestion documentaire de vos documents optimale.
Audit Trail - CFR 21 part 11 et BPF Annexe 11 (Cliquez-ici)
Activez la traçabilité de tous les évènements survenant au sein du logiciel. Tracez toutes les opérations d'insertion, modification et suppression de données dans toutes les tables du logiciel. Une interface simple et claire vous permettra de rechercher toute modification effectuée au sein du logiciel. Ce module vous permet d'être conforme à la réglementation CFR21 part 11 et aux BPF Annexe 11.
Les + de la Version Premium
La version Premium vous permet d’aller très loin dans la gestion de vos documents de quelque nature que ce soit .
C’est une GED complète, alliant puissance et souplesse d’utilisation, dont les caractéristiques principales sont l’archivage numérique automatisé autorisant la gestion d’un volume documentaire conséquent, sans limites, et la gestion de vos documents « vivants » pour la maîtrise des versions, la diffusion en parfaite adéquation avec les exigences des normes ISO 9000, CFR21 part 11, les BPF Annexe 11. Il est noter que notre processus d’archivage numérique a la particularité de fonctionner avec tous les scanners du marché, passés et futurs. Le module OCR embarqué est d’une redoutable efficacité. La recherche plein texte, « Full-text » se réalise ainsi à la fois sur vos documents vivants (Word, excel, etc) mais aussi sur vos documents scannés – numérisés
Élaboration de comportements conditionnels permettant la réalisation de masques de saisie puissants et dirigés
À l'aide d'un système intégré en mode "No-code", très simple d'utilisation, intuitif, vous aurez la possibilité d'élaborer des masques de saisies documentaires dédiés à la typologie des différents documents que vous serez amenés à gérer. L'utilisateur pourra ainsi être guidé dans ses choix au fil de sa saisie (affichage de champs supplémentaires à saisir selon ses réponses, élaboration de calculs selon ses choix (réalisation de propositions commerciales automatiques et générées au format Word / PDF à l'aide des métadonnées).
Ce module est très complet et extrêmement puissant.
Les plus gros de nos clients l'utilisent avec un plaisir non dissimulé. Si vous souhaitez en savoir plus, contactez-nous !!
Le résultat pour l'utilisateur est une saisie dynamique conditionnelle selon ses choix de saisie
Archivage numérique - OCR - Recherche Plein texte (cliquez-ici)
Transformez votre logiciel de gestion documentaire qualité QALITEL doc en logiciel d'archivage numérique intégrant un module OCR et une recherche plein texte.
Scannez vos documents papiers dans un dossier / répertoire de votre serveur et vos fichiers PDF ainsi numérisés sont automatiquement pris en charge et indexés dans QALITEL doc pour une recherche plein texte optimisée (recherche dans le corps des documents multicritères).
Cette fonctionnalité intégre aussi la prise en charge du WebDAV à partir de votre explorateur Windows.
Détachez un document reçu par e-mail et glissez-le dans un des dossiers WebDAV de QALITEL doc et il sera automatiquement "OCRisé" et indexé dans QALITEL doc selon les règles que vous aurez vous-même définies en totale liberté
Marque blanche
Renommez le logiciel selon votre convenance.
De nombreuses entreprises souhaitent renommer nos logiciels pour qu'ils puissent s'intégrer parfaitement dans leur logique numérique. Avec la version premium, vous pourrez renommer le nom du logiciel "QALITEL doc" en ce que vous voulez.
Un exemple très simple représentatif de l'intérêt de cette fonctionnalité réside dans le fait que de nombreuses entreprises ont réalisées un développement interne pour leur gestion documentaire et ont donc trouvé un nom à leur logiciel. Ensuite, pour de multiples raisons, ces développements internes sont abandonnés. L'acquisition de notre logiciel avec la possibilité de lui donner le nom de l'ancien logiciel sera donc perçu par les utilisateurs comme étant une évolution, une mise à jour et non pas une refonte. Cela peut avoir son intérêt en termes d’appropriation pour la gestion de la réticence au changement.
Création de tables, d'arborescences, listes de choix imbriquées, à volonté
Pour aller plus loin dans la personnalisation des masques de saisies, et la plupart du temps pour pouvoir utiliser QALITEL doc ou une partie de QALITEL doc, à des fins détournées, pour d'autres sujets, la version Premium vous donne la possibilité de créer des arborescences personnalisées et des tables personnalisées.
La création et l'utilisation de listes imbriquées est intéressante pour guider l'utilisateur dans ses choix successifs. La sélection d'une information dans une liste déroulante conditionne ainsi les choix proposés dans la liste déroulante suivante et ainsi de suite sans limites. Très utile par exemple dans le cadre des 5P, 6M, 8M.
SIMPLIFIEZ VOTRE GESTION DOCUMENTAIRE GED EN MAÎTRISANT LES ÉVOLUTIONS DE VOS DOCUMENTS ET LEURS DIFFUSIONS.
Logiciel de gestion documentaire (ou logiciel de gestion électronique des documents – GED) en version Full Web. QALITEL doc vous permet la gestion, la diffusion, la traçabilité, la fiabilité, la confidentialité et l’archivage. Ainsi que l’historique de l’ensemble des documents générés par votre système qualité.
Ce logiciel qualité est conçu pour s’adapter à tout type de système de gestion documentaire existant.
Doté de son module de traduction, il vous permettra d’étendre très facilement le champ d’application de votre gestion documentaire. Donc, sans limites géographiques ni linguistiques.
Par conséquent, vous pouvez adapter vous-même ce logiciel à vos exigences et à votre langage technique d’entreprise ou d’organisation.
LE BON DOCUMENT, À LA BONNE PERSONNE, AU BON MOMENT.
QALITEL doc s’intègre totalement dans votre environnement bureautique et exploite la documentation existante.
- Maîtriser l’élaboration de l’ensemble de vos documents.
- Assurer la circulation des seuls documents en vigueur en évitant les non-conformités liées à l’utilisation de documents obsolètes.
- Tendre vers le zéro papier par la mise en oeuvre de portails de consultation et de gestion documentaire individualisés.
- Garantir une évolution documentaire cohérente.
- Gagner du temps et de l’argent dans la gestion.
- Assurer une circulation sécurisée de vos documents.
- Réussir votre audit documentaire.
Pourquoi une version Full web ?
Réponse : Portabilité. Vous pouvez effectivement installer nos logiciels sur un PC portable, ou sur un PC de bureau dans leurs versions monopostes. Vous pouvez aussi installer nos logiciels sur votre propre serveur d’entreprise pour une utilisation réseau locale ou étendue (multisites). Ou tout simplement faire héberger votre logiciel sur un de nos serveurs ScoQi. Consultez la page sur les « informations techniques » pour plus de précisions.
QALITEL doc en version Full web, c’est la possibilité de partager l’information au travers d’une application performante, efficace et pertinente. Et ce, sans aucune contrainte géographique (Intranet/Extranet).
Avec QALITEL doc, véritable outil de communication transversale, vous allez pouvoir saisir, enregistrer, diffuser et gérer tous vos documents. La création et la révision de vos documents pourront être gérées en Workflow. Et bien sur, ou que vous soyez, vous et les personnes associées au traitement.
QALITEL doc, votre logiciel de GED immédiatement opérationnel.
FONCTIONNALITÉS DE QALITEL doc - Logiciel de gestion documentaire qualité- GED
- Logiciel GED : Gestion électronique de documents – logiciel de Gestion documentaire.
- Gestion en workflow (cycle de vie) de toutes les données saisies dans ce logiciel de gestion des documents.
- Administration et partage de l’information selon habilitations.
- Administration et suivi de l’évolution du traitement de l’information (Qui, Quoi, Où, Quand, Comment et Pourquoi).
- Saisie et gestion des documents selon délégation.
- Définition possible de modèles de cycles de vie (workflow) et de diffusion des documents (diffusion documentaire).
- Visualisation graphique des plannings d’actions (mensuel, annuel…).
- Gestion des délais, paramétrage des retards. (cycle de vie et gestion des documents, diffusion des documents, validation des AR de documents).
- Réalisation automatique d’indicateurs graphiques.
- Personnalisation de vos rapports, listings, documents papiers au travers de Word ou libreoffice (format RTF).
- Module de traduction multi-langue.
- Utilisez le Générateur Automatique d’E-mails (GAE) pour informer et relancer vos interlocuteurs. Comme le GAE est entièrement paramétrable, vous pouvez réaliser vous même vos campagnes d’e-mailing avec une maîtrise totale. (champs de fusion pour publipostage…)
- …
QUELQUES COPIES D'ECRAN DU LOGICIEL DE GESTION DOCUMENTAIRE QUALITE GED
Au choix : 3 styles de formulaire et des dizaines de choix de couleur pour votre environnement de travail
- cliquez pour agrandir
Copies d'écrans diverses - cliquez pour agrandir
QUELQUES COPIES D'ECRAN DU PORTAIL UTILISATEUR - GESTION DOCUMENTAIRE
CREATION ET REVISION DES DOCUMENTS. Cycle de Vie - Workflow pour la validation de vos documents grâce à notre logiciel de gestion documentaire Qualité - GED.
QALITEL doc vous permet de gérer tout type de documents (Word, Excel, Publisher, PowerPoint, libre office, PDF, images, vidéos, etc.)
Il n’y a aucune restriction en termes de format de fichier.
QALITEL doc gère donc tous vos documents existants et à venir !
Faîtes valider ou pas votre document au travers d’un circuit de validation avec gestion des alertes, des retards et relances automatiques au travers des tableaux de bord et par e-mail.
Chaque document pourra avoir son propre cycle de vie. Vous pouvez créer autant de modèles de cycle de vie que vous le souhaitez. Et surtout, avec autant de phases que vous le souhaitez par cycle de vie.
Vous pourrez ensuite modifier le circuit de validation de ce document uniquement.
Tout est paramétrable et souple. Le but étant de s’appuyer sur des modèles pour gagner du temps et fiabiliser votre gestion documentaire.
Le logiciel de gestion documentaire QALITEL doc vous permettra une gestion aisée et fiable de votre système documentaire.
Une véritable GED s’offre à vous !
COMMENT DIFFUSER DES DOCUMENTS AVEC NOTRE LOGICIEL DE GESTION DOCUMENTAIRE QUALITE
Diffusez vos documents en format natif ou en format PDF auprès de vos propres modèles de listes de diffusion modulables (groupes d’utilisateurs).
Vous avez la possibilité de demander un accusé de réception ou pas, d’activer ou pas la signature électronique.
Les utilisateurs sont automatiquement prévenus au travers de leur tableau de bord et/ou par e-mails (si vous le souhaitez) de la diffusion d’un ou d’une liste de documents et des retards de validation des accusés de réception.
Chaque document, lu ou consulté, enrichi un journal vous permettant de profiter des statistiques sur l’usage réservé à vos documents. Faîtes ainsi du tri sur les documents non utilisés. Profitez de ces statistiques pour ajuster votre politique documentaire et gestion documentaire.
LIAISONS DOCUMENTAIRES ENTRE VOS DOCUMENTS QUALITE
Donnez la possibilité aux utilisateurs de rebondir facilement d’un document à l’autre en établissant des liaisons documentaires entre vos différents documents. Ce maillage documentaire sous forme de représentation graphique permet une navigation dynamique aisée au travers de votre système documentaire.
Cette représentation graphique est très appréciée de nos clients, car elle permet une visualisation instantanée des relations documentaires ascendantes et descendantes.
C’est pourquoi elle propose une alternative intéressante en termes de recherche de document
ARCHIVAGE DES DOCUMENTS QUALITE - LOGICIEL QUALITE GED
Toutes les informations sont ainsi gardées et archivées (cycles de vie, diffusion, document natif, etc.).
Ce qui vous garantit un historique complet de votre système de gestion de documents.
MOTEUR DE RECHERCHE SIMPLE OU MULTI-CRITERES
La recherche d’une information au sein de votre logiciel de gestion documentaire qualité (GED) n’aura jamais été aussi facile. Les mots clés de recherche sont automatiquement créés au fur et à mesure de votre saisie.
Cependant, si votre recherche devient complexe, vous disposerez alors de fonctionnalités de recherche avancées très puissantes.
Si vous devez effectuer assez souvent la même recherche, il vous est possible de l’enregistrer (requêtes enregistrées). Il vous suffira alors de sélectionner cette requête dans une liste pour appliquer votre recherche.
Si votre base documentaire est riche de diversité et conséquente, alors QALITEL doc saura satisfaire vos besoins.
Rien ne pourra plus vous échapper, et ce, à une vitesse vertigineuse.
COTE UTILISATEURS - PORTAIL DOCUMENTAIRE- Faciliter l'accès à l'information
Vous disposez d’une interface simplifiée pour les utilisateurs n’ayant pas vocation à paramétrer le logiciel. Ils disposent alors d’un portail de type « moteur de recherche ». Cette interface, le portail, mettra à leur disposition toutes les données les concernant et UNIQUEMENT les données qui les concernent. Ils pourront inter-agir selon leurs habilitations en validant une information par exemple. Ou en saisissant leur réponse. Ils pourront saisir la partie d’un formulaire qui les concerne, donner leur accord ou pas dans le cadre du workflow.
Mais avant toute chose, ils pourront tout simplement consulter leurs informations.
Le portail utilisateur est fourni avec son propre moteur de recherche intégré. La prise en main en est aisée pour toute personne ayant l’habitude de surfer sur le web.
L’accès se fait à l’aide d’un simple lien, au travers du navigateur web. À l’aide d’un identifiant et d’un mot de passe.
La connectivité LDAP (module optionnel), peut permettre de demander la saisie du mot de passe de votre annuaire LDAP. De plus, si vous activez l’AD (active directory), l’utilisateur sera automatiquement reconnu. Il ne lui sera pas nécessaire de saisir son identifiant et mot de passe. Il sera ainsi placé dans son interface avec ses données, car automatiquement reconnu.
GESTION DES UTILISATEURS - Définir les droits de chacun
Le module de gestion des utilisateurs vous permet de déclarer autant d’utilisateurs que vous le souhaitez et d’en définir les modalités d’accès.
Le principe est de créer des groupes d’utilisateurs en leur définissant des permissions et habilitations fonctionnelles. Chaque utilisateur appartenant à un groupe hérite automatiquement des droits du groupe. Ce qui réduit considérablement le temps de paramétrage et donne une bonne lisibilité sur les possibilités allouées à chacun.
Ces utilisateurs peuvent être créés manuellement ou par le biais du module d’import, mais aussi par la connectivité LDAP (connexion directe sur votre annuaire d’entreprise – selon critères de filtre).
Si vous activez l’Active Directory (AD), alors chaque utilisateur sera reconnu et identifié automatiquement dans QALITEL doc, il ne sera plus nécessaire de demander identifiant et mot de passe de connexion.
SIGNATURE ELECTRONIQUE -Où comment être sûr de qui a fait quoi ....
Le module de signature électronique permet de s’assurer qu’il s’agit bien de la bonne personne ayant effectué une action particulière au sein du logiciel. Cette signature est notamment nécessaire dans le cadre de la satisfaction aux exigences de normes et référentiels, comme la 21 CFR Part 11.
Ainsi, pour chaque étape de validation, si vous activez ce module, la signature électronique intégrée sera exigée et tracée.
Ceci concerne :
— La validation des accusés de réception en diffusion de documents.
— La validation d’une étape dans le cadre d’un workflow (cycle de vie).
LDAP CONNECTIVITE -paramétrage des accès facilité
Connectez-vous sans saisir votre mot de passe tout en étant identifié !
Tel est l’objet de ce module.
LDAP est l’acronyme de Lightweight Directory Access Protocol.
Ce protocole permet de centraliser les informations des personnes en termes d’authentification sous la forme d’un annuaire.
Cet annuaire peut donc comprendre, les noms, prénoms, téléphones, adresses e-mails, fonction, etc. Et définir des droits sur le réseau informatique :
— Droit d’accéder à un serveur.
– autorisation d’accéder à un dossier sur un serveur
— Permission d’utiliser une imprimante, un scanner, etc.
Le module LDAP que nous proposons permet le couplage de notre logiciel à votre annuaire LDAP.
Vous pourrez ainsi récupérer l’ensemble, ou partie de votre annuaire. Et ce, sans qu’il soit nécessaire de saisir les noms des personnes (une forme d’import de données).
L’intérêt de ce couplage pour le paramétrage, réside dans le fait que le jour où vous changez une donnée dans votre annuaire LDAP, nos logiciels QALITEL héritent naturellement de la modification. Ceci sera particulièrement utile le jour ou, par exemple, toutes les adresses e-mails de l’entreprise changent.
Vous pouvez donc offrir aux utilisateurs de notre logiciel, la possibilité de s’identifier en saisissant leur login et mot de passe LDAP (donc le même que celui permettant d’ouvrir la session Windows).
ACTIVE DIRECTORY
GENERATEUR AUTOMATIQUE D'E-MAILS (G.A.E.) - Faire circuler l'information
Une fois votre logiciel paramétré et correctement configuré, une fois que vous avez saisi tous vos documents, organisé votre gestion, créé vos groupes de travail, formé vos collaborateurs, votre tâche en tant qu’administrateur consiste à faire vivre votre système, à impliquer au quotidien les différentes personnes concernées.
De ce dynamisme reposant autour de cette gestion, dépendra la fiabilité et l’intérêt du logiciel de gestion des documents.
Il faut emporter l’adhésion de tous, s’assurer que tout le monde consulte ses données et les gère. Ou tout simplement, s’assurer que tout le monde a connaissance des modifications apportées à chacun des documents qui les concernent.
Le GAE est livré avec des modèles prêts à l’emploi. Vous déciderez de les activer ou non, de les modifier ou de les dupliquer. Ce module vous permet aussi de créer vos propres modèles de mail.
Le principe est de créer un e-mail modèle dont vous maîtrisez la mise en forme. Pour cela, Il suffit de « poser » des champs de fusion pour qu’il arrive personnalisé dans la boîte mail du destinataire et d’utiliser l’éditeur HTML intégré en standard.
Vous définissez vous-même les conditions d’envoi des e-mails. Dès lors que ces conditions existent, le G.A.E. se charge automatiquement d’envoyer le mail.
Le destinataire reçoit le mail dans sa boîte mail habituelle. Son adresse e-mail doit être paramétrée dans la liste du personnel du logiciel de gestion documentaire QALITEL doc. (ce paramétrage pouvant être automatisé avec la connexion LDAP)
STATISTIQUES - INDICATEURS QUALITE. Représentation visuelle et paramétrable de vos indicateurs au sein du logiciel de gestion documentaire Qualité - GED - QALITEL doc
Réalisez vous-même vos indicateurs qualité graphiques à l’aide de ce module. Une interface spéciale vous est proposée pour vous présenter vos différents indicateurs dynamiquement mis à jour.
Vous choisissez le type de graphique, les requêtes sur les données, vous personnalisez l’environnement graphique (couleurs, titres, etc.) et vous définissez la fréquence de rafraîchissement.
Il n’y a aucune limite au nombre de graphiques que vous pourrez réaliser.
Vous pourrez mettre à disposition des indicateurs graphiques pour les utilisateurs (filtré sur leur nom).
Bien évidemment, chaque graphique utilisateur n’est réalisé qu’une seule fois, en mettant en variable le nom de la personne (son identifiant).
Vous pourrez représenter visuellement vos données sous forme de camembert, d’histogramme, de courbes, de pyramide, etc.
De plus, vous pourrez cumuler jusqu’à dix courbes par indicateur (histogrammes + courbes).
Réalisez ainsi des indicateurs comparatifs d’une année sur l’autre. Représentez vos données au trimestre, sur des mois glissants (les 6 derniers mois par exemple). Comparez les performances de vos fournisseurs sur un même graphique…
Il s’agit, en effet, d’un module extrêmement puissant qui vous permettra une mise en forme de vos données.
Dès lors que vous aurez choisi vos indicateurs préférés, vous pourrez prendre vos décisions en termes de management. En les appuyant sur des données rationnelles.
LOGICIEL MULTILINGUE- Interface de traduction fournie
QALITEL doc est fourni avec une interface de traduction sophistiquée. Cette interface vous permet de ne traduire que les mots et phrases qui vous sont nécessaires.
Ainsi, pour adapter notre logiciel de gestion documentaire QALITEL doc à votre jargon technique, créez votre propre langage. Et choisissez une des langues fournies (français, anglais, allemand et espagnol) en tant que langue d’origine. Les mots traduits par vos soins seront utilisés prioritairement. À défaut, ce seront ceux de la langue d’origine. Vous pourrez donc effectuer une traduction minimaliste pour personnaliser QALITEL doc selon vos besoins.
QALITEL doc est proposé en langue native : français, anglais, allemand, italien, espagnol et portugais. Vous pouvez ainsi, par exemple, créer votre propre langue allemande qui s’appuie sur la langue allemande fournie en standard. Et donc, ne traduire que ce qui vous est nécessaire.
Si vous activez la fonction de détection automatique de la langue, alors, l’utilisateur sera automatiquement redirigé vers la langue utilisée dans son navigateur web. Chaque utilisateur pourra ensuite, si vous l’y autorisez, changer de langue manuellement en choisissant parmi les langues proposées.
QALITEL doc vous permet de gérer efficacement vos documents sans barrière linguistique et depuis n’importe quel pays (application web). Même si ce logiciel est installé sur un de vos serveurs.
AIDE A L'UTILISATION ET AU PARAMETRAGE - De nombreux assistants à votre disposition
Vous devrez prendre, en tant que gestionnaire — administrateur, des décisions de gestion pour de nombreuses données. Pour cela, des assistants vous sont proposés pour vous guider dans ces modifications.
— Duplication de liste de document sur un nouvel arrivant.
— Remplacement d’une personne par une autre.
— Changement de fonction, réinitialisation de dates.
– …
Ces assistants vous permettent des traitements par lots rapidement et efficacement.
