Comment choisir un logiciel de Gestion des actions
Devant la multiplicité des offres de logiciels de gestion des actions ayant vu le jour ces derniers temps, nous avons réalisé qu’il n’était pas facile de faire un choix.
Depuis 1993, ScoQi édite la Gamme QALITEL qui regroupe des logiciels de gestion de la qualité dont QALITEL progrès, logiciel de gestion des actions et plans d’actions.
À ce titre, nous avons l’expérience et le recul nécessaire pour vous aider dans votre choix.
Nous avons synthétisé les principaux critères décisionnels, fonctionnels et commerciaux pris en compte par nos clients, critères que vous trouverez ci-après.
Critères de choix Fonctionnels
Cette rubrique détaille les critères de choix d’ordre fonctionnels à prendre en compte lors de votre processus de sélection d’un logiciel de gestion des plans d’actions.
La génération des plans d’actions peut être consécutive à des audits clients, de nouveaux projets, une recherche d’efficacité ou d’efficience… Toutes ces notions, nous pouvons les regrouper sous un libellé générique « Plans de progrès ». En tout état de cause, vous devez être à même de pouvoir générer des plans d’actions comprenant de très nombreuses actions avec de nombreux critères. Votre logiciel de gestion des plans d’actions doit vous garantir un suivi précis. Aucune action ne doit être « oubliée » et chaque responsable doit connaître sa charge de travail pour assurer toujours un maximum d’efficacité.
Attention !
L’élaboration d’un plan d’actions se résume trop souvent à un champ de saisie avec 2 ou 3 informations complémentaires et rien d’autre ! Si vous souhaitez que l’exploitation de vos plans d’actions se transforme en opportunités, assurez-vous que le paramétrage et la gestion des plans d’actions soient des fonctionnalités complètes et abouties.
Réponse de QALITEL progrès
Vous disposez au sein de QALITEL progrès d’un environnement dédié à la gestion des actions. Des tableaux de bord spécifiques aux Gestionnaires et aux Utilisateurs permettent de garantir le suivi de toutes les actions et la gestion des retards. Plus aucune action ne pourra ainsi être oubliée !
Selon les différents contextes, d’une typologie d’Actions à une autre, il est nécessaire de disposer d’un logiciel suffisamment flexible pour s’adapter à tous les types d’actions… que vous pouvez être amenés à rencontrer. Il est donc essentiel de porter une attention toute particulière au paramétrage des masques de saisie pour valider certains points tels que :
- Paramétrage des champs de saisie mis à disposition de vos utilisateurs
- Possibilité d’initialiser des champs, les rendre obligatoires…
- Gérer les étapes nécessaires au traitement de chaque type d’Actions
- Paramétrage des champs de saisie mis à disposition de vos utilisateurs
Attention !
Un manque de flexibilité dans les masques de saisie mis à disposition de vos utilisateurs entrainerait à coup sûr un rejet du logiciel. Le logiciel doit s’adapter à vos besoins et non l’inverse.
Réponse de QALITEL progrès
QALITEL progrès permet aux Gestionnaires de modéliser les différents types d’actions tant sur les champs et leurs propriétés associées que sur les phases que suivront les actions associées au modèle.
Chaque étape de traitement de l’action dispose de son propre masque de saisie afin que les utilisateurs n’aient que les informations nécessaires à leur travail.
L’ensemble d’un plan d’Actions définit un projet. Pour une bonne exploitation du plan d’actions, il est essentiel que le logiciel vous permette de collecter des informations de leur élaboration à leur clôture. On veillera notamment à pouvoir référencer :
- Les coûts associés
- les documents
- Les personnes concernées par les actions
Attention !
Une restriction trop grande des données pouvant être associées aux actions conduit à un outil qui à terme deviendra peu pertinent. Des informations qui seraient saisies dans des champs texte « mélangées » à d’autres rendraient leur exploitation sinon impossible à tout le moins très compliqué.Réponse de QALITEL progrès
QALITEL progrès dispose naturellement de tous les champs de saisie spécifiques vous permettant de caractériser précisément votre action. Toutes ces informations, précisément identifiées, peuvent être utilisées à des fins de traçabilité, d’exploitation, d’impression, d’indicateurs,…Vous pouvez de plus associer des fichiers aux actions sans aucune contrainte de nombre, de taille et de format.Attention !
L’extraction des données est considérée trop souvent dans les logiciels comme secondaire, privilégiant les consultations en ligne. On se retrouve alors à devoir « bricoler » des documents en faisant des copier-coller ou en ressaisissant des données.
Réponse de QALITEL progrès
Au sein de QALITEL progrès, dans toutes les listes, vous disposez d’une fonction d’export au format Excel/CSV de vos données. De plus, un moteur d’impression vous permet de générer sous votre traitement de texte (Microsoft Word – LibreOffice…) des rapports dont vous maitrisez totalement la mise en forme et le contenu en y intégrant des champs de fusion proposés par le logiciel. Toutes les données saisies dans votre logiciel de gestion des plans d’actions peuvent ainsi être extraites.
Vous serez en mesure d’éditer des actions par responsable, par projets, par période… en vous appuyant sur de nombreux modèles fournis par défaut et immédiatement utilisables.
Faire adhérer l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise à un outil n’est pas toujours chose aisée. La simplicité d’utilisation et l’accès immédiat à l’information recherchée sont essentiels à la réussite de votre projet.
Attention !
Une interface vieillissante, des recherches complexes, des fonctionnalités insuffisantes… sont autant de points qui rebuteront vos utilisateurs. Attachez-vous autant au « look » du portail utilisateur proposé qu’aux fonctionnalités intégrées qui sont parfois limitées.
Réponse de QALITEL progrès
Afin d’assurer l’adhésion de vos utilisateurs à l’utilisation de votre solution de gestion des plans d’actions, QALITEL progrès met à votre disposition un portail dédié aux utilisateurs reprenant les principes ergonomiques des applications utilisées quotidiennement par nous tous.
Selon le paramétrage des Gestionnaires, vos utilisateurs auront la possibilité de créer — renseigner — compléter des actions dans un contexte dédié et maîtrisé (le paramétrage effectué par les gestionnaires permet ainsi d’ouvrir aux utilisateurs l’accès à des fonctionnalités avances leur assurant une bonne autonomie dans un environnement sécurisé). Leur tableau de bord personnel leur indiquera en permanence les informations les concernant.
Sa simplicité d’utilisation ne nécessite aucune formation interne pour qui sait utiliser un moteur de recherche internet.
Les indicateurs sont des éléments essentiels dans l’exploitation des données issues de votre logiciel de gestion des plans d’actions. Ils vous permettent de suivre la répartition des actions par projets, responsables, sur des périodes de temps… Ces outils de pilotage sont intéressants pour chacun et utiles à tous.
Attention !
Chaque entreprise dispose de ses propres exigences / besoins en termes d’indicateurs et il est donc nécessaire que votre logiciel vous permette de créer librement les vôtres Des indicateurs tout faits non personnalisables n’auront que peu d’intérêt et vous perdrez ainsi un outil précieux pour votre amélioration continue.
Réponse de QALITEL progrès
QALITEL progrès est fourni avec de très nombreux exemples d’indicateurs graphiques (avec export des données sous Excel) vous permettant de piloter efficacement vos plans d’actions.
L’environnement des Statistiques qui vous est proposé est entièrement configurable. Vous pouvez donc modifier / dupliquer les indicateurs fournis ou bien créer les vôtres. Toutes les données saisies dans votre logiciel de gestion des plans actions peuvent être exploitées sous forme d’indicateurs graphiques. De plus, tous vos indicateurs peuvent ensuite être exportés sous forme d’images et ainsi intégrés à vos documents, Emails…
L’information et la réactivité sont essentielles dans une bonne gestion d’un plan d’actions. Il est donc important de pousser l’information auprès des responsables. Vous devez aussi veiller à disposer d’un système traçant et relançant les retardataires pour éviter toutes dérives.
Attention !
Un logiciel, même bien configuré et renseigné par les Gestionnaires principaux, n’a d’intérêt que s’il est adopté par les Utilisateurs. Ceux-ci ne sont pas en permanence connectés et il est donc important de leur apporter l’information sans les contraindre à devoir se connecter « pour voir ».
Réponse de QALITEL progrès
QALITEL progrès dispose d’un module complémentaire d’envoi d’Emails entièrement configurable. Il vous permet d’envoyer selon vos besoins des Emails pour informer ou relancer les intervenants sur tous les événements gérés par votre logiciel de gestion des plans d’actions. La fréquence d’envoi ainsi que le contenu des Emails envoyés sont complètement paramétrables. Aucun risque alors de submerger vos utilisateurs d’Emails trop fréquents ou peu pertinents.
Inutile de préciser combien la sécurité de votre logiciel de gestion des plans d’actions correctives est importante. Il est impératif de pouvoir gérer les comptes de vos utilisateurs simplement, mais avec un haut niveau de sécurité. Votre logiciel de gestion des événements indésirables / non-conformités s’intégrant dans votre système informatique, il doit pouvoir s’appuyer / communiquer avec votre infrastructure (Connexion SSO, LDAP, ActiveDirectory).
Attention !
Vos besoins en termes de sécurité peuvent évoluer au fil du déploiement de votre logiciel de gestion des plans d’actions. Les solutions techniques pour répondre à vos exigences ne sont pas toujours disponibles et/ou peuvent faire l’objet de coûts additionnels. Soyez vigilants à ces aspects même si dans un premier temps cela n’est pas votre priorité.
Réponse de QALITEL progrès
QALITEL progrès vous offre toutes les possibilités vous permettant de faire évoluer votre niveau de sécurité avec vos exigences (Complexité des mots de passe, captcha, connexion LDAP, SSO…). Tout est disponible en standard et vous activez ce dont vous avez besoin quand vous en avez besoin.
Ce haut niveau de sécurité vous permet d’ouvrir l’accès du logiciel à des utilisateurs externes si le besoin se fait sentir.
Deux aspects à envisager dans votre comparatif de solutions de gestion des plans d’actions. Le besoin de disposer d’une application fonctionnant sous différentes langues et/ou le besoin de changer la terminologie de l’interface, car celle-ci ne correspond pas à votre langage « métier ».
Attention !
Pour qu’un logiciel soit adopté par les utilisateurs, il faut qu’il puisse être compréhensible immédiatement par tous. Si l’adaptation des libellés de l’interface n’est pas possible naturellement, passez votre chemin parce que ce sera source de réticences parmi vos utilisateurs.
Réponse de QALITEL progrès
QALITEL progrès met à votre disposition une interface vous permettant de gérer autant de langues que nécessaire. Une langue peut être une traduction intégrale de l’interface dans une langue étrangère et/ou le changement de quelques termes pour adapter le logiciel à votre vocabulaire interne. QALITEL progrès est fourni en standard français et anglais.
Chaque utilisateur peut choisir sa langue qui est ensuite mémorisée dans son profil utilisateur.
