Comment choisir un logiciel de Gestion documentaire
Devant la multiplicité des offres de logiciels de gestion documentaires ayant vu le jour ces derniers temps, nous avons réalisé qu’il n’était pas facile de faire un choix.
Depuis 1993, ScoQi édite la Gamme QALITEL qui regroupe des logiciels de gestion de la qualité dont QALITEL doc, logiciel de gestion documentaire – diffusion – archivage – workflow des révisions.
À ce titre, nous avons l’expérience et le recul nécessaire pour vous aider dans votre choix.
Nous avons synthétisé les principaux critères décisionnels, fonctionnels et commerciaux pris en compte par nos clients, critères que vous trouverez ci-après.
Critères de choix Fonctionnels
Cette rubrique détaille les critères de choix d’ordre fonctionnels à prendre en compte lors de votre processus de sélection d’un logiciel de gestion de documents.
Chaque entreprise dispose de son système de codification des documents et de gestion des indices de révision (N° de version) qui peut être alphanumérique ou numérique. Le logiciel de gestion documentaire doit vous garantir une gestion simple et fiable de vos codifications.
Attention !
Assurez-vous de disposer de toute liberté quant à la codification de vos documents et à la gestion des indices de révision. Il ne faut que vous soyez amenés à devoir adapter votre système documentaire aux contraintes du logiciel.
Réponse de QALITEL doc
Vous disposez au sein de QALITEL doc d’une gestion manuelle ou automatique de la codification de vos documents selon votre besoin. La gestion des N° de versions est libre et vous permet ainsi de conserver votre système actuel et de l’intégrer au logiciel.
Le processus d’élaboration et de révision (versioning) des documents permet de gérer le cycle de vie du document, de sa conception à sa mise en application / diffusion auprès des utilisateurs. C’est un point clé qui doit être maîtrisé pour disposer d’un système de gestion documentaire performant.
Attention !
Le processus d’élaboration et de gestion des révisions doit être paramétrable et flexible pour correspondre à vos différents besoins. Il faut de plus éviter de concevoir son document dans un outil propriétaire (éditeur de texte intégré) qui à terme présentera des contraintes et des blocages majeurs.
Réponse de QALITEL doc
Le « versioning » des documents au sein de QALITEL doc est entièrement paramétrable et vous permet de définir des cycles de vie individualisés pour chaque document (des systèmes de modélisation existent bien entendu). La gestion (facultative) des dates d’élaboration vous permet de suivre votre planning d »élaboration et des systèmes de relances / retards vous évitent toute dérive non maîtrisée. Les documents sont conçus dans vos outils bureautiques. Sur ce point aussi, vous gardez toute la maîtrise de votre système documentaire.
La mise à disposition des documents auprès des utilisateurs est l’une des finalités de tout logiciel de gestion documentaire. Vous devez aussi pouvoir assurer la bonne prise en compte des documents par les utilisateurs via des Accusés de réception (papiers ou électroniques).
Tous ces points doivent figurer dans votre grille comparative pour un choix pertinent de votre logiciel de gestion documentaire.
Attention !
Une simple mise à disposition des documents au travers d’un portail type Dropbox n’est pas suffisante pour assurer des exigences normatives, de confidentialité,… Un manque fonctionnel à ce niveau peut restreindre le domaine d’application de votre logiciel de gestion documentaire.
Réponse de QALITEL doc
QALITEL doc prend en charge la diffusion (mise à disposition) de tous vos documents de manière individualisée. Vous pouvez ainsi gérer des documents de types « publics » accessibles à tous, des documents à diffusion restreinte ou maîtrisée et des documents confidentiels. Un besoin de gestion multisites avec tout ce que cela implique en termes de documents communs – groupes – spécifiques – … Vous trouverez alors dans QALITEL doc les fonctionnalités les plus pointues pour répondre à vos besoins.
Tous les systèmes documentaires ne nécessitent pas une gestion pointue des archives. Mais si tel est votre cas, il est nécessaire de valider certains points :
- Archivage complet de toutes les données du document d’origine, y compris le fichier associé
- Gestion de la durée d’archivage avec nomination d’un responsable qui sera informé avant l’échéance de fin de vie de l’archivage
- Gestion des modalités de destruction
- Archivage complet de toutes les données du document d’origine, y compris le fichier associé
Attention !
La gestion des archives est souvent délaissée, mais cela peut être un point critique dans votre gestion documentaire et avoir des conséquences graves (contraintes normatives, réglementaires, contractuelles…)
Réponse de QALITEL doc
QALITEL doc historise automatiquement toutes les données associées à vos documents ainsi que les fichiers associés dans leur format d’origine (Word, Excel, PDF, …)
De plus vous pouvez configurer une fiche de vie pour les archives de manière à répondre aux exigences les plus strictes tout au long de la durée d’archivage.
Faire adhérer l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise à un outil n’est pas toujours chose aisée. La simplicité d’utilisation et l’accès immédiat à l’information recherchée sont essentiels à la réussite de votre projet.
Attention !
Une interface vieillissante, des recherches complexes, des fonctionnalités insuffisantes… sont autant de points qui rebuteront vos utilisateurs. Attachez-vous autant au « look » du portail utilisateur proposé qu’aux fonctionnalités intégrées qui sont parfois limitées.
Réponse de QALITEL doc
Afin d’assurer l’adhésion de vos utilisateurs à l’utilisation de votre solution de gestion documentaire, QALITEL doc met à votre disposition un portail documentaire dédié aux utilisateurs reprenant les principes ergonomiques des applications utilisées quotidiennement par nous tous.
Une prévisualisation des documents, un tableau de bord individualisé, un système de recherche simple et intuitif, des accès rapides aux fonctionnalités essentielles de l’utilisateur sont autant d’éléments qui feront du portail de QALITEL doc le point central de la diffusion de vos documents.
Sa simplicité d’utilisation ne nécessite aucune formation interne pour qui sait utiliser un moteur de recherche internet.
Inutile de préciser combien la sécurité de votre logiciel de gestion documentaire est importante. Il est impératif de pouvoir gérer les comptes de vos utilisateurs simplement, mais avec un haut niveau de sécurité. Votre logiciel de gestion documentaire s’intégrant dans votre système informatique, il doit pouvoir s’appuyer / communiquer avec votre infrastructure (Connexion SSO, LDAP, ActiveDirectory).
Attention !
Vos besoins en termes de sécurité peuvent évoluer au fil du déploiement de votre logiciel de gestion documentaire. Les solutions techniques pour répondre à vos exigences ne sont pas toujours disponibles et/ou peuvent faire l’objet de coûts additionnels. Soyez vigilants à ces aspects même si dans un premier temps cela n’est pas votre priorité.
Réponse de QALITEL doc
QALITEL doc vous offre toutes les possibilités vous permettant de faire évoluer votre niveau de sécurité avec vos exigences (Complexité des mots de passe, captcha, connexion LDAP, SSO, …). Tout est disponible en standard et vous activez ce dont vous avez besoin quand vous en avez besoin.
Deux aspects sont à envisager dans votre comparatif de solutions GED. Le besoin de disposer d’une application fonctionnant sous différentes langues et/ou le besoin de changer la terminologie de l’interface, car celle-ci ne correspond pas à votre langage « métier ».
Attention !
Pour qu’un logiciel soit adopté par les utilisateurs, il faut qu’il puisse être compréhensible immédiatement par tous. Si l’adaptation des libellés de l’interface n’est pas possible naturellement, passez votre chemin, parce que ce sera source de réticences parmi vos utilisateurs.
Réponse de QALITEL doc
QALITEL doc met à votre disposition une interface vous permettant de gérer autant de langues que nécessaire. Une langue peut être une traduction intégrale de l’interface dans une langue étrangère et/ou le changement de quelques termes pour adapter le logiciel à votre vocabulaire interne. QALITEL doc est fourni en standard français, anglais et allemand.
Chaque utilisateur peut choisir sa langue qui est ensuite mémorisée dans son profil utilisateur.
