Qu'est-ce qu'un logiciel de GED (ou GEIDE), un SAE, un ECM ?
La GED (Gestion Électronique de Documents), le SAE (Système d’Archivage Électronique), et l’ECM (Enterprise Content Management) sont des concepts liés à la gestion de l’information en entreprise, mais ils ont des objectifs et des fonctionnalités distincts bien que complémentaires.
Voici les différences clés :
1. Logiciel de Gestion Électronique de Documents (GED)
- Objectif principal : La GED se concentre sur la gestion et le stockage des documents électroniques pour faciliter leur organisation, leur consultation et leur utilisation au quotidien.
- Fonctionnalités :
- Classement des documents (par dossier, métadonnées, mots-clés, etc.).
- Recherche rapide de documents.
- Gestion des workflows (flux de travail).
- Gestion des versions.
- Contrôle des droits d’accès.
- Usage typique : Gestion des documents opérationnels et collaboratifs (contrats, factures, rapports, courriers, procédures, manuels, instructions, etc.).
- Durée de conservation : Documents généralement conservés pour une utilisation quotidienne ou à moyen terme.
2. Système d’Archivage Électronique (SAE)
- Objectif principal : Le SAE est conçu pour garantir la conservation à long terme des documents, dans des conditions conformes à la législation et aux normes (traçabilité, intégrité, authenticité, etc.).
- Fonctionnalités :
- Conservation pérenne des documents (ex. : contrats légaux, dossiers médicaux, documents fiscaux).
- Garanties d’intégrité et d’authenticité (scellés électroniques, signatures numériques).
- Preuves légales en cas de litige.
- Respect des normes et des réglementations (NF Z42-013, ISO 14641-1, etc.).
- Usage typique : Archivage légal et réglementaire pour des documents qui doivent être conservés sur des périodes définies (ex. : 10 ans pour des factures en France).
3. Enterprise Content Management (ECM)
- Objectif principal : L’ECM est une approche plus large qui englobe la GED et peut inclure des fonctionnalités de SAE. Il vise à gérer l’ensemble des contenus numériques d’une organisation pour améliorer les processus métier.
- Fonctionnalités :
- GED et gestion documentaire.
- Gestion des workflows (flux de travail).
- Collaboration entre équipes.
- Publication multicanale de contenus.
- Usage typique : Gestion globale des contenus dans une entreprise, couvrant la collaboration, la conformité et l’optimisation des processus.
Comparaison simplifiée des versions de QALITEL doc
| Aspect | GED | SAE | ECM |
|---|---|---|---|
| Objectif | Gestion quotidienne | Archivage long terme | Gestion globale de contenu |
| Durée de conservation | Court/moyen terme | Long terme | Court, moyen, long terme |
| Conformité légale | Pas obligatoire, mais conforme à la norme ISO 9001 entre autres | Primordial | Partielle (intègre SAE si nécessaire) |
| Focus | Documents bureautiques, vidéos, plans, etc. | Archivage de documents numérisés, intégration OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) et recherche plein texte (Full-Text) | Gestion de contenu de toute nature, documents, bases de connaissances |
| Versions de QALITEL doc | QALITEL doc version Classic et version Pro – La version Pro intègre la version Classic | QALITEL doc version Premium – La version Premium intègre la version Classic et la version Pro | QALITEL doc version ECM La version ECM est la plus complète, elle intègre la version Classic, la version Pro et la version Premium |
En résumé, la GED est idéale pour la gestion documentaire opérationnelle, (documents vivants) le SAE est indispensable pour répondre aux exigences d’archivage numériques, et l’ECM est une solution plus globale intégrant ces concepts pour répondre aux besoins stratégiques de l’entreprise en termes de communication interne, gestion des bases de connaissances.
QALITEL doc, avec ses trente années de développement et de mise au point, est en mesure de vous apporter toute satisfaction sur ces différents aspects et selon vos besoins.
Il est à considérer que QALITEL doc est modulable et vous accompagnera si vos besoins sont amenés à évoluer.
