Découvrez votre futur logiciel de Gestion des Non-Conformités et Actions (QMS - GNC - CAPA) QALITEL conform
Gérer les problèmes n'est plus un problème
SCHÉMA FONCTIONNEL DE VOTRE LOGICIEL DE GESTION DES NON-CONFORMITÉS - QMS - GNC - CAPA
Présentation animée de QALITEL conform
Découvrez QALITEL conform par ScoQi : La Solution Ultime pour la Gestion de la Conformité
Dans un monde où la conformité aux normes et la qualité sont essentielles, il est crucial de disposer d’un outil performant pour gérer les non-conformités. Le logiciel de gestion des non-conformités proposé par ScoQi est une solution complète qui vous permet de gérer efficacement les écarts et d’optimiser vos processus qualité.
Qu’est-ce que la gestion des non-conformités ?
La gestion des non-conformités consiste à identifier, documenter, analyser et rectifier les écarts par rapport aux normes ou aux attentes spécifiques. Ce processus est indispensable pour assurer la qualité des produits ou services offerts par une entreprise. Un bon système de gestion des non-conformités facilite également l’adoption de mesures préventives pour éviter la réapparition de ces écarts.
Un logiciel qualité comme celui de ScoQi rend ce processus plus fluide et efficace. Grâce à ses fonctions avancées, vous pouvez suivre chaque non-conformité du début jusqu’à sa résolution complète, en garantissant ainsi une meilleure performance globale de votre organisation.
Pourquoi choisir notre logiciel de gestion des non-conformités ?
Fonctionnalités complètes et intégrées
Notre logiciel de gestion des non-conformités se distingue par ses fonctionnalités complètes et intégrées. Voici quelques points forts :
- Dématérialisation/numérisation : Fini les dossiers papier encombrants et difficiles à gérer. ScoQi numérise toutes vos informations pour une gestion simplifiée et consolidée.
- Actions correctives et préventives (CAPA) : Planifiez et suivez des CAPA efficaces pour remédier aux non-conformités et prévenir leur récurrence.
- Analyse des causes : Identifiez rapidement les causes racines des non-conformités grâce à des outils d’analyse performants.
- Suivi des non-conformités : Suivez l’évolution de chaque non-conformité en temps réel, de sa détection à sa clôture.
Conformité aux normes
ScoQi assure que votre entreprise reste en conformité avec les normes internationales les plus strictes. Les industries hautement réglementées comme celles de la santé, de l’automobile ou de l’agro-alimentaire trouveront dans ce logiciel un allié précieux pour répondre aux exigences légales et normatives.
Avoir un système de gestion des non-conformités conforme aux normes améliore non seulement la réputation de votre entreprise mais réduit également les risques de sanctions financières et juridiques.
Avantages de l’utilisation du logiciel ScoQi
Amélioration continue
Parmi les principaux avantages de l’utilisation du logiciel ScoQi, l’amélioration continue se démarque. En facilitant l’identification rapide des problèmes et la mise en œuvre des plans d’action, ce logiciel permet une optimisation constante des processus qualité. Ainsi, l’entreprise peut non seulement corriger les erreurs, mais aussi adopter des pratiques exemplaires basées sur les données analytiques recueillies.
L’amélioration continue engendre une culture d’excellence qui motive les équipes et renforce la satisfaction des clients.
Gain de productivité
Avec ScoQi, dites adieu aux tâches manuelles chronophages. La numérisation et automatisation des processus permettent de réaliser des économies substantielles en termes de temps et d’effort. Votre personnel peut se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, et votre entreprise gagne en efficience opérationnelle.
Ce gain de productivité se traduit directement par une réduction des coûts et une augmentation de la rentabilité.
Accès et ERP
L’application ScoQi offre une flexibilité inégalée, permettant à vos équipes de gérer les non-conformités depuis n’importe où, n’importe quand. Que ce soit depuis un smartphone ou une tablette, vos collaborateurs pourront consulter et mettre à jour les informations en temps réel.
De plus, l’intégration avec d’autres systèmes ERP garantit une communication sans faille entre les différents départements de votre entreprise, optimisant ainsi la cohérence et l’efficacité des opérations.
Comment le logiciel ScoQi transforme votre approche qualité ?
Centralisation des données
Le logiciel de gestion des non-conformités de ScoQi centralise toutes vos données de gestion de la qualité en un seul endroit. Cela signifie que toutes les informations relatives aux non-conformités, CAPA et plans d’action sont facilement accessibles et consultables. Cette centralisation améliore la transparence et la traçabilité des actions entreprises, facilitant ainsi les audits internes et externes.
Les responsables qualité peuvent ainsi superviser et coordonner les démarches de correction et prévention plus efficacement, obtenant une vue d’ensemble précise des performances de l’entreprise.
Personnalisation selon vos besoins
Chaque entreprise a des exigences uniques en matière de gestion de la qualité. C’est pourquoi ScoQi permet une personnalisation poussée de son logiciel. Choisissez les modules qui correspondent le mieux à vos besoins et configurez-les selon vos spécificités opérationnelles.
Cette flexibilité garantit que le logiciel s’adapte parfaitement à votre environnement professionnel, rendant la gestion des non-conformités encore plus intuitive et efficace.
Simplification des audits et inspections
Audits internes facilités
Grâce au logiciel de ScoQi, les audits internes deviennent un jeu d’enfant. Toutes les informations nécessaires sont accessibles en quelques clics, ce qui simplifie grandement la préparation et la conduite des audits. Les documents sont organisés, les preuves sont facilement disponibles et les rapports peuvent être générés automatiquement.
Cela non seulement allège la charge de travail des auditeurs, mais améliore également la précision et l’exhaustivité des audits.
Inspections réglementaires réussies
Pour les inspections réglementaires, être bien préparé est essentiel. Avec ScoQi, vous pouvez montrer aux inspecteurs que toutes les non-conformités sont correctement gérées et documentées, démontrant ainsi votre engagement envers la qualité et la conformité. Les données consolidées et les historiques complets fournissent des preuves claires de vos efforts continus de conformité. La capacité de répondre efficacement aux exigences réglementaires protège votre entreprise contre les risques de non-conformité et renforce votre crédibilité auprès des régulateurs.
COUVERTURE FONCTIONNELLE EN QUELQUES POINTS
Version Classic - Satisfaction des exigences des Normes ISO 9000, 13485, 14000, 17025, 45000, 50001...
QALITEL conform est disponible en trois versions, version classic, Pro et Premium afin de satisfaire les besoins les plus élémentaires aux plus exigeants.
Gestion des non-conformités
Enregistrement et traitement rapide de tout évènement indésirable, anomalie, incident, non-conformité ou réclamation client selon vos propres modèles de formulaires. Système de workflow paramétrable pour le traitement et le suivi de vos fiches de non-conformités.
Gestion des actions
Création et traitement des actions correctives et préventives qui découlent de vos événements indésirables. Système de workflow pour informer et relancer les responsables en cas de retard, suivi temps réel des plans d'actions par responsable, site, date, processus, client, gravité, priorité, mots clés, etc.
Masques de saisie - Formulaires paramétrables
QALITEL conform vous est livré clé en main. L'application est directement opérationnelle sans paramétrage complémentaire. Sachez simplement que pour vos besoins spécifiques et à venir, vous pouvez créer autant de modèles de masques de saisie (formulaires de saisies) paramétrables que vous le souhaitez. Pour chacun de vos modèles et pour chacune des phases du workflow de vos modèles, vous avez la possibilité de renommer les champs, de les déplacer dans d'autres groupes, dans d'autres zones, de les passer en mode saisie obligatoire, affichage en mode texte (non modifiable) ou cachés. Chacun de ces champs peut être initialisé pour faciliter le travail de saisie de vos utilisateurs.
Champs de saisie personnalisés (champs supplémentaires)
QALITEL conform vous propose nativement vos formulaires (masques de saisie) prêts à l'emploi avec tous les champs nécessaires pour une prise en main rapide.
Dans la très grande majorité des cas, les champs proposés par défaut suffisent largement. Mais si vous avez des besoins particuliers, vous apprécierez alors la possibilité d'ajouter vos propres champs de saisie. Leur intégration au sein des masques de saisie et phases de workflow s'effectuant ensuite exactement de la même façon qu'avec les champs fournis par défaut.
Vous pourrez ainsi ajouter, sans aucune limite, des champs de saisies de type Texte, Multi-lignes, date, options multiples (radio boutons), listes de choix, cases à cocher, Entier numérique et champ décimal.
Workflows paramétrables
QALITEL conform vous permet de créer autant de modèles de fiches et d'actions que vous le souhaitez. Vous allez ainsi pouvoir gérer de façon parfaitement adaptée vos réclamations clients, réclamations fournisseurs, non-conformités internes, etc. En fait, tout évènement indésirable qui nécessitera une prise en compte dans le cadre d'un traitement et d'une résolution de problème pourra être géré avec QALITEL conform. Décidez, pour chaque modèle, quelles sont les phases de traitement qui devront s'appliquer dans le cadre d'un traitement en workflow. Sachant que pour chaque phase du workflow affectée à chaque modèle de fiche, vous pouvez décider du contenu du masque de saisie (ce qui doit être saisi, ce qui doit être obligatoirement saisi qui est simplement caché, ce qui est initialisé en termes de valeur par défaut), le champ des possibles est infini. Vous pourrez ainsi gérer vos accidents du travail, ou tout autres "évènement indésirable" au sens large.
Déclencheurs paramétrables
QALITEL conform est doté d'un remarquable outils permettant de déclencher automatiquement des actions, de plans d'actions, de fiches ou des audits selon vos propres critères.
Fixer ces critères à l'aide de l'assistant de requêtes intégré est un jeu d'enfant.
Selon l'état dans lequel se trouve votre fiche ou votre action, vous avez la possibilité, en vous appuyant en plus sur une requête, de générer automatiquement une nouvelle fiche, action, plan de progrès ou audit pré-paramétrées.
Par modèle de fiche ou d'action, vous pouvez générer autant de déclencheurs que vous le souhaitez.
Supposons que vous souhaitiez mettre en place une action spécifique pour intervenir sur un problème bien particulier, alors, QALITEL conform est votre réponse.
Exemple d'utilisation parmi tant d'autres : => Déclencher automatiquement une action demandant au chef du service commercial d'analyser les raisons pour lesquelles plus de 4 réclamations de votre client préféré ont été créées parce que celui-ci s'est plaint d'erreurs de livraison sur l'année en cours. Facile.
QALITEL conform est donc particulièrement adapté pour générer des alertes automatiques.
Gestion des délégations
QALITEL conform embarque une puissante gestion des délégations.
Vous vous absentez ?
Alors définissez qui sera en charge de prendre votre suite et selon quels critères !
Assistant de recherche - requêtes
QALITEL conform vous propose de rechercher très facilement vos données à l'aide d'outils tels que "contient — commence par, > = < selon toutes les métadonnées saisies dans le logiciel. Lorsqu'il s'agit de recherches plus élaborées (comme, remonter les actions des actions réalisées par M. DUPONT depuis le début de l'année faisant suite à tous vos problèmes de livraison pour vos clients situés dans le 91) ... Alors, vous aimerez l'assistant de requêtes intégré qui vous permettra de tout envisager en termes de recherche (opérateurs ET/OU disponibles). Si vous souhaitez garder le bénéfice de cette recherche, alors enregistrez votre requête, partagez là avec d'autres utilisateurs si vous le souhaitez, ou avec tout le monde pour qu'elle puisse être réutilisée aisément.
Gestion des risques (cliquez-ici)
Étendez très facilement la puissance de votre logiciel de gestion des non-conformités en logiciel de gestion des risques.
Outil d'aide à la décision et d'amélioration des performances de votre organisation, QALITEL conform est un véritable outil pour le développement de votre culture de la prévention.
Indicateurs Qualité
Transformez toutes vos données en indicateur qualité. Un environnement statistique personnalisable vous attend. Réalisez tout type d'indicateur et tout type de graphique pour exploiter rapidement et visuellement vos données.
Générateur Automatique d'e-mails (G.A.E.)
Informez, relancez automatiquement par e-mail. Une fois vos modèles d'e-mails écrits et paramétrés, faites confiance au GAE. Il enverra AUTOMATIQUEMENT la bonne information au bon moment à la bonne personne
Cartographie des processus
- Réalisez la cartographie de vos processus directement dans QALITEL conform.
- QALITEL conform vous représente naturellement et graphiquement votre cartographie des processus.
- Chaque utilisateur pourra ainsi rechercher ses fiches et actions selon vos processus
- Chaque pilote de processus aura accès à ses propres fiches et actions en cours selon l'approche processus graphique.
- La recherche est intuitive et peu être affinée par les recherches par mots clés.
Portail utilisateurs
Une interface simplifiée, mais efficace pour une prise en main aisée et sans formation. Découverte intuitive des fonctionnalités offertes et paramétrables par l'administrateur.
Notre logiciel de gestion des non-conformités vous offre une interface utilisateur ne nécessitant pas de formation spécifique.
Les utilisateurs peuvent créer directement leurs fiches selon les modèles qui leur sont autorisés.
Ces modèles pouvant être initialisés (pré-renseignés) selon le contexte, les utilisateurs pourront créer autant de fiches que nécessaire, étant guidés et en un minimum de temps.
Jamais la remontée et la collecte d'information n'aura été aussi simple.
Gestion des tableaux de bord RAPPORTS D'ACTIVITÉ
- Reporting en Temps Réel
- De nombreux reportings et indicateurs métiers fournis en standard.
- Adaptez votre reporting à vos besoins en créant les vôtres.
- Utilisez toutes les informations de votre base de données à votre guise pour créer vos propres reportings ET tableaux de bord
- Parce que l'accès à l'information utile est fondamentale, QALITEL conform vous permet de créer et personnaliser autant de Tableaux de bord que vous le souhaitez.
- Vous pouvez les attribuer aux utilisateurs selon vos préférences et besoins (groupes d'utilisateurs).
- Donnez-leur le droit ou pas de les modifier et donner leur le droit ou pas de l'afficher au lancement du logiciel.
- Vous pourrez utiliser les vignettes fournies par défaut, créer les vôtres sur la base de vos indicateurs graphiques, de vos requêtes enregistrées pour afficher des compteurs ou des listes, créer de vignettes de lancement d'outils externes etc..
Notes d'informations
Communiquez aisément avec l'ensemble des utilisateurs en créant des notes d'information s'affichant automatiquement au lancement du logiciel de gestion des événements indésirables, CAPA...
Ces notes sont liées à la langue utilisée.
Messagerie Instantannée Intégrée (Chat)
Communiquez en direct avec les utilisateurs connectés ou laissez des messages que vos collègues consulteront plus tard. Vous saurez, pour chacun de vos messages, quand celui-ci aura été lu par votre interlocuteur. Votre logiciel de gestion des événements indésirables QALITEL conform est un véritable outil de communication interne.
MAIS ENCORE, ...
Rapports sous Word ou LibreOffice
Générez automatiquement vos rapports, listes, ou tout autre document. En vous appuyant sur les données saisies dans votre logiciel de gestion des non-conformités, selon vos propres modèles de documents.
Rapports au format PDF
Générez automatiquement vos rapports, listes, ou tout autre document directement au format PDF. En vous appuyant sur les données saisies dans votre logiciel de gestion des documents, selon vos propres modèles de document.
Export sous Excel ou LibreOffice
Toutes les données de votre logiciel de gestion des documents s'exportent sous Excel pour une exploitation personnalisée.
Vous pouvez donc réaliser un Export complet ou partiel selon vos propres critères de filtre ou de requêtes.
Les + de la Version Pro
Création et utilisation de métadonnées
Le principe de l'utilisation et du paramétrage des métadonnées est de vous permettre de mettre à jour des champs de la fiche avec d'autres champs de la fiche elle-même, et de mettre à jour automatiquement des champs de la fiche à tout moment au cours de son workflow. Idem en ce qui concerne les actions. Le principe repose sur le paramétrage d'une requête à l'aide de notre assistant qui va déterminer les conditions permettant la mise à jour des champs de saisies, selon une valeur fixe, le choix d'une personne, d'une nature de problème - tout champ de saisie en fait - ou à partir d'une valeur saisie dans la fiche ou l'action.
Workflow - Cycles de vie conditionnels - Paramétrable avec métadonnées
Avec l'utilisation de cette notion de métadonnées complétementement paramétrable, vous pouvez rendre vos workflow conditionnels, ainsi la prise de décision sur le traitement d'une fiche ou d'une action peut se prévoir en amont, au moment de la définition de vos processus de fonctionnement.
Accès Rapide - Raccourcis paramétrable
A partir de la version Pro, vous pouvez paramétrer l'arborescence des accès rapide fournie par défaut. L'accès rapide par défaut convient à la plupart des utilisations, mais dans ce cas, vous pourrez aller plus loin en choisissant d'afficher de façon permanente une liste de données (fiches, actions) selon vos propres critères de filtres. Cela permet de gagner du temps. Dans la version classic, vous pouvez faire la même chose en partant d'une liste et en appliquant une requête enregistrée, dans la version Pro, l'accès à ce paramétrage est déporté dans l'accès rapide. Vous pourrez ainsi, par exemple, choisir de créer une branche d'accès à la liste de toutes les fiches de l'année pour tel produit, tel fournisseur, etc de façon multicritères. Pas d limite en nom de niveaux et sous niveaux de votre arborescence de raccourcis
Reporting automatiques avec statisitiques intégrées
Intégrez vos indicateurs graphiques, statistiques directement dans vos modèles de report au format Word. Au moment de la génération de vos reports Word, les indicateurs statistiques sont mis à jour et intégrés dans vos reports.
Idéal pour la génération automatique de vos revues de directions
Gestion des délégations
La gestion des délégations est intégrée au logiciel dès la version classic, mais elle est pilotée par les gestionnaires / administrateurs. Dans la version, pro, il est possible de laisser chaque utilisateur décider de ses propres délégations (cette fonctionnalité reste cependant supervisée par les gestionnaires / administrateurs). Exemple concret : je pars en congés de telle date à telle date et donc je décide de déléguer tout ou partie de mon activité à telle et/ou telle personne.
Et/ou car il est possible de déléguer une partie de ses tâches selon critères à définir à plusieurs personnes..
Marque grise
Renommez une partie du nom du logiciel est désormais possible dans la version Pro, Vous pourrez ainsi le renommer en, par exemple, QALITEL capa, QALITEL Kpi etc.
Le préfixe QALITEL reste immuable.
Si vous souhaitez pouvoir modifier complètement le nom du logiciel, alors la version Premium est faite pou vous, voir ci-après .
Créaton de champs calculés
Cette fonctionnalité vous permet de réaliser un paramétrage puissant notamment sur votre gestion des coûts de non-conformité, pour l'intégration de la gestion des risques (AMDEC...)
Audit Trail - CFR 21 part 11 et BPF Annexe 11 (cliquez-ici)
Activez la traçabilité de tous les évènements survenant au sein du logiciel. Tracez toutes les opérations d'insertion, modification et suppression de données dans toutes les tables du logiciel. Une interface simple et claire vous permettra de rechercher toute modification effectuée au sein du logiciel. Ce module vous permet d'être conforme à la réglementation CFR21 part 11 et aux BPF Annexe 11.
Les + de la Version Premium
Marque blanche
Renommez le logiciel selon votre convenance.
De nombreuses entreprises souhaitent renommer nos logiciels pour qu'ils puissent s'intégrer parfaitement dans leur logique numérique. Avec la version premium, vous pourrez renommer le nom du logiciel "QALITEL conform" en ce que vous voulez.
Un exemple très simple représentatif de l'intérêt de cette fonctionnalité réside dans le fait que de nombreuses entreprises ont réalisées un développement interne pour leur gestion des non-conformités et CAPA (KPI) et ont donc trouvé un nom à leur logiciel. Ensuite, pour de multiples raisons, ces développements internes sont abandonnés. L'acquisition de notre logiciel avec la possibilité de lui donner le nom de l'ancien logiciel sera ainsi perçu par les utilisateurs comme étant une évolution, une mise à jour et non pas une refonte. Cela peut avoir son intérêt en termes d’appropriation pour la gestion de la réticence au changement.
Élaboration de comportements conditionnels permettant la réalisation de masques de saisie puissants et dirigés
À l'aide d'un système intégré en mode "No-code", très simple d'utilisation, intuitif, vous aurez la possibilité d'élaborer des masques de saisies documentaires dédiés à la typologie des différents documents que vous serez amenés à gérer. L'utilisateur pourra ainsi être guidé dans ses choix au fil de sa saisie (affichage de champs supplémentaires à saisir selon ses réponses, élaboration de calculs selon ses choix (réalisation de propositions commerciales automatiques et générées au format Word / PDF à l'aide des métadonnées).
Ce module est très complet et extrêmement puissant.
Les plus gros de nos clients l'utilisent avec un plaisir non dissimulé. Si vous souhaitez en savoir plus, contactez-nous !!
Le résultat pour l'utilisateur est une saisie dynamique conditionnelle selon ses choix de saisie
Création de tables, d'arborescences, listes de choix imbriquées, à volonté - 5P, 6M, 8M
Pour aller plus loin dans la personnalisation des masques de saisies, et la plupart du temps pour pouvoir utiliser QALITEL conform ou une partie de QALITEL conform , à des fins détournées, pour d'autres sujets, la version Premium vous donne la possibilité de créer des arborescences personnalisées et des tables personnalisées.
La création et l'utilisation de listes imbriquées est intéressante pour guider l'utilisateur dans ses choix successifs. La sélection d'une information dans une liste déroulante conditionne ainsi les choix proposés dans la liste déroulante suivante et ainsi de suite sans limites. Très utile par exemple dans le cadre des 5P, 6M, 8M.
OPTIMISEZ LA GESTION DE VOS ANOMALIES - NON-CONFORMITÉS ET ÉVÉNEMENTS INDÉSIRABLES
Logiciel de gestion des non-conformités en version Full Web, événements indésirables, anomalies, CAPA et gestion des risques, QALITEL conform vous permet, avec son ensemble complet de fonctionnalités, de traiter de manière simple et efficace l’ensemble des Non-Conformités selon les exigences de votre Système QUALITÉ ainsi que les actions correctives, préventives… associées. Ce logiciel qualité est conçu pour s’adapter à tout type de traitement de « problème ». Doté de son module de traduction, il vous permettra d’étendre très facilement le champ d’application de votre gestion des non-conformités et actions associées sans limites géographiques ni linguistiques.
Adaptez vous-même ce logiciel à vos exigences et à votre langage technique d’entreprise ou d’organisation.
QALITEL conform est le logiciel idéal pour vous aider dans la certification ISO 9001 notamment, mais aussi pour tous les référentiels normatifs traitant de la gestion des non-conformités, CAPA, gestion des risques, etc.
REDUISEZ VOS COUTS DE NON-QUALITÉ.
- Identifier les Non-Conformités (Produits et Servicess) et les réclamations clients.
- Gérer vos Non-Conformités conformément aux exigenes des normes ISO 9000.
- Impliquer l’ensemble de l’entreprise dans l’identification des non-conformités.
- Analyser les coûts.
- Résoudre les problèmes à plus forte valeur ajoutée.
- Planifier la mise en oeuvre des actions.
- Evaluer les coûts prévisionnels et réels des actions.
- Réaliser des statistiques multicritèes sur les Non-conformités identifiées (par service, par société …)
- Garantir le suivi des actions.
Pourquoi une version Full web ?
Réponse : Portabilité. Vous pouvez effectivement installer nos logiciels sur un PC portable, un PC de bureau dans leurs versions monopostes. Installer nos logiciels sur votre propre serveur d’entreprise pour une utilisation réseau locale ou étendue (multisites) ou tout simplement faire héberger votre logiciel sur un de nos serveurs ScoQi, consulter la page sur les « informations techniques » pour plus de précisions.
QALITEL conform en version Full web, c’est la possibilité de partager l’information au travers d’une application performante, efficace et pertinente sans aucune contrainte géographique (Intranet/Extranet).
Avec QALITEL conform, véritable outil de communication transversale, vous allez pouvoir saisir, enregistrer et gérer vos non-conformités et événements indésirables ainsi que vos CAPA. Toutes les actions associées que vous définirez pourront être gérées en Workflow ou que vous soyez, vous et les personnes associées au traitement.
FONCTIONNALITÉS DE QALITEL conform
- Gestion en workflow de toutes les données du logiciel
- Administration et partage de l’information selon habilitations
- Administration et suivi de l’évolution du traitement de l’information (Qui, Quoi, Où, Quand, Comment et Pourquoi)
- Saisie des non-conformités selon délégation
- Définition possible de modèles de fiches de non-conformité
- Création de vos actions préventives, correctives
- Visualisation graphique des plannings d’actions (mensuel, annuel…)
- Gestion des délais, paramétrage des retards
- Réalisation automatique d’indicateurs graphiques
- Personnalisation de vos rapports, listings, documents papiers au travers de Msword (format RTF)
- Module de traduction multi-langue
- Utilisez le Générateur Automatique d’E-mails pour informer et relancer vos interlocuteurs. Entièrememnt paramétrable, vous réalisez vous même vos campagnes d’e-mailing avec une maîtrise totale du fond (champs de fusion pour publipostage…)
- …
MODÈLES DE FICHES DE NON-CONFORMITÉ - Adaptez vos masques de saisies à vos besoins
QALITEL conform vous permet de créer autant de modèles de masques de saisie (formulaires) que vous le souhaitez.
Chaque modèle peut être attribué à un ou plusieurs groupes d’utilisateurs (intéressant pour limiter le choix offert aux utilisateurs lors de la création d’une fiche)
Chaque modèle peut être initialisé avec vos données par défaut (nature de problème, workflow, etc.)
Pour chaque modèle, vous pouvez cacher des champs de saisie, rendre des champs obligatoires en saisie, affiche le contenu d’un champ en lecture seule, déplacer des champs dans des groupes et des sous groupes
Pour chaque modèle, vous allez pouvoir modifier les labels (traduire et adapter chaque modèle au problème traité)
Ceci pour chacune des phases du workflow et par modèle – Par exemple – En phase d’analyse, le formulaire pourra se présenter différemment de la phase de saisie…
Vous allez pouvoir, pour chaque type de problème à gérer, définir un comportement spécifique par le biais de ces modèles.
Vous allez pouvoir adapter et simplifier les masques de saisies pour que les utilisateurs soient guidés et ne se posent pas de question pour chacune des phases de chacun des modèles créés.
Par exemple, un accident du travail pourra très bien être géré ainsi dans QALITEL conform.
La puissance de ce module de formulaire paramétrable va vous permettre d’étendre considérablement le champ d’application de votre logiciel de gestion des non-conformités. Vous allez pouvoir gérer TOUS les problèmes que vous souhaitez. Cela ne se limitera pas à votre système de management de la qualité, car vous pourrez l’envisager comme étant LA réponse à tous vos problèmes nécessitant un traitement formalisé (QHSE, gestion des risques, etc.)
STYLES DES MASQUES DE SAISIE - Au choix
Parce que nous avons tous des goûts différents et des habitudes de travail qui peuvent diverger, QALITEL conform vous propose plusieurs styles de masques de saisies.
Ainsi, passer du temps derrière votre écran peut devenir une expérience agréable.
Le fait d’avoir le choix dans le style des masques de saisie est aussi un élément important permettant aux utilisateurs de s’approprier le logiciel et d’adhérer au projet de saisie et de gestion de vos non-conformités et actions qui en découlent.
SIMPLICITÉ DE LA SAISIE D'UNE NON-CONFORMITÉ
La saisie d’une fiche s’effectue en sélectionnant un des modèles créé par l’administrateur / gestionnaire et mis à disposition de l’utilisateur (un commercial saisissant une réclamation client n’aura que faire, par exemple, qu’on lui propose de saisir une fiche de réception livraison marchandise, et réciproquement).
Les modèles pouvant être initialisés avec certaines valeurs prédéfinies, l’utilisateur pourra se consacrer à la saisie des champs qui lui sont demandés et uniquement ceux-là, en fonction de l’étape du workflow dans laquelle il intervient. Il n’a pas de question à se poser, c’est l’administrateur/gestionnaire qui a prévu son masque de saisie en fonction du contexte
Une fois la saisie réalisée, il suffit de cliquer sur le bouton « Faire suivre », le workflow étant prévu, l’utilisateur agit au minima.
Dans le cas où le modèle a été laissé libre côté workflow, l’utilisateur saisie le nom de la personne suivante et clique sur « Faire Suivre » – l’auto-contrôle et le libre arbitre sont donc possibles
La saisie des données se fait dans des listes de choix qui peuvent, elles-mêmes, être pré-filtrées par l’administrateur / gestionnaire…
Bref, le paramétrage d’une fiche, décrit ci-après, est très puissant avec comme corollaire souhaité, la simplicité de saisie de l’utilisateur de façon à emporter l’adhésion de chacun sur l’utilité et l’utilisation de l’outil QALITEL conform
Lorsque l’on paramètre un modèle de fiche, il est possible de faire en sorte que des champs de saisie soient obligatoires en fonction de la phase du workflow (y compris le fait d’associer une photo ou une action par exemple).
Cette obligation n’empêchera jamais un utilisateur d’enregistrer son travail, si, par exemple, il n’a pas le temps de terminer sa saisie, ou s’il lui manque des informations.
Ce qui veut dire, que tant que l’on n’a pas cliqué sur le bouton « Faire suivre », l’utilisateur garde la main sur la fiche et peut effectuer les modifications de saisie voulues à sa guise.
Lorsqu’il estime que sa saisie est complète, alors il clique sur le bouton « Faire Suivre » et si un champ obligatoire est requis, alors il en sera informé par un message contextuel et sera obligé de réaliser cette saisie pour Faire suivre (ou faire appel au gestionnaire pour débloquer une situation (explication du bouton « Déverrouiller »…)
QUELQUES COPIES D'ÉCRAN
MODÈLES D'ACTIONS CORRECTIVES ET PRÉVENTIVES
Si vous souhaitez utiliser ce logiciel qualité pour la gestion des non-conformités, les événements indésirables, les CAPA, les réclamations clients ou tout problème de quelque nature que ce soit nécessitant une traçabilité, une automatisation, l’intervention de plusieurs personnes, etc. Alors le module de paramétrage des formulaires des actions vous est indispensable.
En effet, vous pouvez créer autant de modèles d’action que vous le souhaitez, (même principe de fonctionnement que pour le paramétrage des modèles de fiches de non-conformité)
Chaque modèle peut être attribué à un ou plusieurs modèles de fiche. Ce qui vous permet pour ces fiches créées d’y associer systématiquement ces actions à faire.
Chaque modèle peut être initialisé avec vos données par défaut (catégorie, workflow, etc.)
Pour chaque modèle, vous pouvez cacher des champs de saisie, rendre des champs obligatoires en saisie, affiche le contenu d’un champ en lecture seule, déplacer des champs dans des groupes et des sous groupes
Pour chaque modèle, vous allez pouvoir modifier les labels (traduire et adapter chaque modèle au problème traité)
Ceci pour chacune des phases du workflow et par modèle – Par exemple – En phase de mesure de l’efficacité, le formulaire pourra se présenter différemment de la phase de saisie…
Vous allez pouvoir, pour chaque type d’action à gérer, définir un comportement spécifique par le biais de ces modèles.
Vous allez pouvoir adapter et simplifier les masques de saisies pour que les utilisateurs soient guidés et ne se posent pas de question pour chacune des phases de chacun des modèles créés.
Par exemple, une action de prévention suite à accident du travail pourra très bien être gérée ainsi dans QALITEL conform.
La puissance de ce module de formulaire paramétrable va vous permettre d’étendre considérablement le champ d’application de votre logiciel de gestion des non-conformités. Vous allez pouvoir gérer TOUTES les actions correctives et préventives liées aux problèmes que vous souhaitez gérer. Cela ne se limitera pas à votre système de management de la qualité, car vous pourrez l’envisager comme étant LA réponse à tous vos problèmes nécessitant un traitement formalisé (QHSE, gestion des risques, etc.)
SAISIE D'UNE ACTION CORRECTIVE OU PRÉVENTIVE - ou tout autre type d'action de votre choix
La saisie d’une action s’effectue en sélectionnant un des modèles créé par l’administrateur / gestionnaire et mis à disposition de l’utilisateur (un commercial saisissant une action liée à une réclamation client n’aura que faire, par exemple, qu’on lui propose de saisir une action liée à une fiche de réception livraison marchandise, et réciproquement).
Cette attribution de modèles d’actions en fonction des besoins va vous permettre de créer autant de modèles que vous le souhaitez tout en donnant l’impression aux utilisateurs d’une simplicité d’emploi.
Les modèles pouvant être initialisés avec certaines valeurs prédéfinies, l’utilisateur pourra se consacrer à la saisie des champs qui lui sont demandés et uniquement ceux-là, en fonction de l’étape du workflow dans laquelle il intervient. Il n’a pas de question à se poser, c’est l’administrateur/gestionnaire qui a prévu son masque de saisie en fonction du contexte
Une fois la saisie réalisée, il suffit de cliquer sur le bouton « Faire suivre », le workflow étant prévu, l’utilisateur agit au minima.
Dans le cas où le modèle a été laissé libre côté workflow, l’utilisateur saisie le nom de la personne suivante et clique sur « Faire Suivre » – l’auto-contrôle et le libre arbitre sont donc possibles
La saisie des données se fait dans des listes de choix qui peuvent elles-mêmes être pré-filtrées par l’administrateur / gestionnaire…
Bref, le paramétrage du formulaire d’une action, décrit ci-après, est très puissant avec comme corollaire souhaité, la simplicité de saisie de l’utilisateur de façon à emporter l’adhésion de chacun sur l’utilité et l’utilisation de l’outil QALITEL conform.
Lorsque l’on paramètre un modèle de fiche d’action, il est possible de faire en sorte que des champs de saisie soient obligatoires en fonction de la phase du workflow (y compris le fait d’associer une photo ou une action par exemple).
Cette obligation n’empêchera jamais un utilisateur d’enregistrer son travail, si, par exemple, il n’a pas le temps de terminer sa saisie, ou s’il lui manque des informations.
Ce qui veut dire, que tant que l’on n’a pas cliqué sur le bouton « Faire suivre », l’utilisateur garde la main sur la fiche et peut effectuer les modifications de saisie voulues à sa guise.
Lorsqu’il estime que sa saisie est complète, alors il clique sur le bouton « Faire Suivre » et si un champ obligatoire est requis, alors il en sera informé par un message contextuel et sera obligé de réaliser cette saisie pour Faire suivre (ou faire appel au gestionnaire pour débloquer une situation (explication du bouton « Déverrouiller »…)
MOTEUR DE RECHERCHE SIMPLE OU MULTI-CRITÈRES
La recherche d’une information au sein de votre gestion des non-conformités n’aura jamais été aussi facile. Celle-ci s’effectue très simplement par la saisie de vos critères. Si votre recherche devient complexe, vous disposerez alors de fonctionnalités de recherche avancées très puissantes.
Rien ne pourra plus vous échapper et à une vitesse vertigineuse.
COTE UTILISATEURS - PORTAIL - Faciliter l'accès à l'information
Une interface simplifiée pour les utilisateurs n’ayant pas vocation à paramétrer le logiciel. Ils disposent alors d’un portail de type « moteur de recherche » qui leur mettra à disposition toutes les données les concernant. Ils pourront inter-agir selon leurs habilitations en validant une information par exemple, ou en saisissant leur réponse, la partie d’un formulaire qui les concerne, donner leur accord ou pas dans le cadre du workflow, ou tout simplement consulter leurs informations.
Le portail est fourni avec son propre moteur de recherche intégré. La prise en main en est aisée pour toute personne ayant l’habitude de surfer sur le web.
L’accès se fait à l’aide d’un simple lien, au travers du navigateur web, à l’aide d’un identifiant et d’un mot de passe.
La connectivité LDAP (module optionnel), peut permettre de demander la saisie du mot de passe de votre annuaire LDAP et si vous activez l’AD (active directory), alors l’utilisateur sera automatiquement reconnu, sans qu’il soit nécessaire de saisir son identifiant et mot de passe et sera donc placé dans son interface avec ses données, car automatiquement reconnu.
GESTION DES UTILISATEURS - Définir les droits de chacun
Le module de gestion des utilisateurs vous permet de déclarer autant d’utilisateurs que vous le souhaitez et d’en définir les modalités d’accès.
Le principe est de créer des groupes d’utilisateurs en leur définissant des permissions et habilitations fonctionnelles. Chaque utilisateur appartenant à un groupe hérite automatiquement des droits du groupe, ce qui réduit considérablement le temps de paramétrage et donne une bonne lisibilité sur les possibilités allouées à chacun.
Ces utilisateurs peuvent être créés manuellement, par le biais du module d’import, par la connectivité LDAP (connexion directe sur votre annuaire d’entreprise – selon critères de filtre).
Outre le mode d’accès protégé au logiciel (idéal pour l’accès au portail utilisateur), ce module est indispensable si vous souhaitez utiliser la gestion du Workflow (cycle de vie).
SIGNATURE ELECTRONIQUE - Ou comment être sûr de qui a fait quoi ....
Le module de signature électronique permet de s’assurer qu’il s’agit bien de la bonne personne ayant effectué une action particulière au sein du logiciel, cette signature est notamment nécessaire dans le cadre de la satisfaction aux exigences de normes et référentiels, comme la 21 CFR Part 11.
Ainsi, pour chaque étape de validation, dès lors que vous activerez ce module, la signature électronique intégrée sera exigée et tracée. Ceci concerne notamment la validation d’une étape dans le cadre d’un workflow (cycle de vie), etc.
LDAP CONNECTIVITÉ -paramétrage des accès facilité
Connectez-vous sans saisir votre mot de passe tout en étant identifié !
Tel est l’objet de ce module
LDAP est l’acronyme de Lightweight Directory Access Protocol, ce protocole permet
de centraliser les informations des personnes en termes d’authentification sous la forme d’un annuaire. Cet annuaire peut donc comprendre, les noms, prénoms, téléphones, adresses e-mails, fonction, etc. et définir des droits sur le réseau informatique (droit d’accéder à un serveur, à un dossier sur un serveur, droit d’utiliser une imprimante, un scanner, etc.)
Le mot de passe et l’identifiant utilisés par cet annuaire et souvent le mot de passe et l’identifiant utilisé lors de l’ouverture de Windows.
Le module LDAP que nous proposons permet le couplage de notre logiciel à votre annuaire LDAP.
Vous pourrez ainsi récupérer l’ensemble, ou partie de votre annuaire (selon les filtres posés) au sein du logiciel, sans qu’il soit nécessaire de saisir les noms des personnes (une forme d’import de données).
L’intérêt de ce couplage pour le paramétrage, réside dans le fait que le jour où vous changez une donnée dans l’annuaire LDAP, tous les logiciels connectés hériteront naturellement de la modification. Ceci sera particulièrement utile le jour ou, par exemple, toutes les adresses e-mails de l’entreprise doivent changer.
Partant de ce couplage, vous pouvez offrir aux utilisateurs de notre logiciel, de s’identifier en saisissant leur login et mot de passe LDAP (donc le même que celui permettant d’ouvrir la session Windows).
Si vous activez le protocole Active Directory, vous pouvez offrir aux utilisateurs de nos logiciels, de lancer l’application sans saisie de mot de passe. Le couplage à l’annuaire LDAP se fera en arrière-plan, la personne sera identifiée et le logiciel se lancera dans la configuration de l’utilisateur (comme s’il avait saisi son mot de passe en fait …)
GÉNÉRATEUR AUTOMATIQUE D'E-MAILS (G.A.E.) - Faire circuler l'information
Vous souhaitez informer, relancer, communiquer automatiquement avec les utilisateurs de votre logiciel ?
=> Alors le Générateur Automatique d’E-mail est fait pour vous.
Une fois votre logiciel paramétré et correctement configuré, une fois que vous avez saisi tous vos documents, organisé votre gestion, créé vos groupes de travail, formé vos collaborateurs, votre tâche en tant qu’administrateur consiste à faire vivre votre système, à impliquer au quotidien les différentes personnes concernées.
De ce dynamisme, reposant autour de cette gestion, dépendra la fiabilité et l’intérêt du système.
Et nous le savons tous, cela n’est pas le plus facile…
Il faut emporter l’adhésion de tous, s’assurer que tout le monde consulte ses données et les gère, ou tout simplement, s’assurer que tout le monde a connaissance des modifications apportées à chacune des informations qui les concernent.
Ceci n’est pas une tâche des plus aisées et grandie proportionnellement à la taille de l’entreprise.
Fourni avec des modèles prêts à l’emploi que vous décidez d’activer ou non, de modifier, dupliquer, ce module vous permet aussi de créer vos propres modèles de mail.
Le principe est de créer un e-mail modèle dont vous maîtrisez la mise en forme, dans lequel, vous « posez » des champs de fusion pour qu’il arrive personnalisé dans la boîte mail du destinataire.
Dès que la condition d’envoi du mail, que vous aurez vous-même définie, existera, alors le G.A.E. se chargera automatiquement d’envoyer le mail.
Le destinataire recevra le mail dans sa boîte mail habituelle à l’aide de son adresse paramétrée dans la liste du personnel du logiciel. (voir le module import des données et le module LDAP)
STATISTIQUES - INDICATEURS QUALITÉ - Représentation visuelle et paramétrable de vos indicateurs
Réalisez vous-même vos indicateurs qualité graphiques à l’aide de ce module ! Une interface spéciale vous est proposée pour vous présenter vos différents indicateurs dynamiquement mis à jour.
Vous choisissez le type de graphique, les requêtes sur les données, vous personnalisez l’environnement graphique (couleurs, titres, etc.) et vous définissez la fréquence de rafraîchissement.
Il n’y a aucune limite au nombre de graphiques que vous pourrez réaliser.
Vous pourrez mettre à disposition des indicateurs graphiques pour les utilisateurs (filtré sur leur nom).
Bien évidemment, chaque graphique utilisateur n’est réalisé qu’une seule fois, en mettant en variable le nom de la personne (son identifiant)
Vous pourrez représenter visuellement vos données sous forme de camembert, d’histogramme, de courbes, de pyramide, etc, en cumulant jusqu’à dix courbes par indicateur (histogrammes + courbes).
Réalisez ainsi des indicateurs comparatifs d’une année sur l’autre, représentez vos données au trimestre, sur des mois glissants (les 6 derniers mois par exemple), comparez les performances de vos fournisseurs sur un même graphique…
Un module extrêmement puissant qui vous permettra une mise en forme de vos données. Vous pourrez prendre vos décisions en termes de management de votre système en les appuyant sur des données rationnelles.
LOGICIEL MULTILINGUE- Interface de traduction fournie
QALITEL conform est fourni avec une interface de traduction sophistiquée vous permettant de ne traduire que les mots et phrases qui vous sont nécessaires en vous appuyant sur le langage de référence.
Ainsi, pour adapter QALITEL conform à votre jargon technique en français, créer votre propre langage société et choisissez le français en tant que langue d’origine. Les mots traduits par vos soins seront utilisés et à défaut, ce seront ceux de la langue d’origine. Vous pourrez donc effectuer une traduction minimaliste pour personnaliser QALITEL conform selon vos besoins.
QALITEL conform est proposé en langue native : français, anglais, allemand, italien, espagnol et portugais. Vous pouvez ainsi créer votre propre langue allemande s’appuyant sur la langue allemande fournie en standard et ne traduire que ce qui intéresse.
Si vous activez la fonction de détection automatique de la langue, alors, l’utilisateur sera automatiquement redirigé vers la langue utilisée dans son navigateur web. Celui-ci pourra ensuite, si vous l’y autorisez, changer de langue manuellement en choisissant parmi les langues proposées.
QALITEL conform vous permet de gérer efficacement vos documents sans barrière linguistique et depuis n’importe quel pays (application web), même si ce logiciel est installé sur un de vos serveurs (selon les droits mis en œuvre par votre service informatique)
AIDE A L'UTILISATION ET AU PARAMÉTRAGE - De nombreux assistants à votre disposition
Vous devrez prendre, en tant que gestionnaire – administrateur, des décisions de gestion pour de nombreuses données. Pour cela, des assistants vous sont proposés pour vous guider dans ces modifications (duplication de liste de document sur un nouvel arrivant, remplacement d’une personne par une autre, changement de fonction, réinitialisation de dates…)
Ces assistants vous permettent des traitements par lots rapidement et efficacement.
